KLANTCASE - HEFTRUCKS: VERKOOP, VERHUUR EN SERVICE
De Ronde: van papieren werkbon naar een Odoo voor verkoop, verhuur en service
MachineryKlantcase door OBS SolutionsLaatst bijgewerkt op
De Ronde verkoopt, verhuurt en onderhoudt heftrucks van alle merken, met techniekers die dagelijks bij klanten in heel Vlaanderen op de baan zijn. Sinds 1 januari 2023 draaien verkoop, buitendienst, verhuur, voorraad en boekhouding in een Odoo. Vandaag werken drie bedrijven van de groep in dezelfde omgeving, op Odoo 19.
bekijk alle klantcasesOdoo voor machineryOdoo voor verhuurzo verloopt een implementatieOdoo Field Servicedoe de ERP-scan
In het kort
De Ronde is een Antwerps familiebedrijf dat sinds 1941 in heftrucks zit en vandaag door de vierde generatie wordt geleid. Tot 2022 werkte het bedrijf half op papier en half in losse Word- en Excelbestanden: techniekers vulden papieren werkbonnen in die op kantoor werden overgetypt, offertes werden in Word gemaakt en niemand had overzicht. Samen met OBS Solutions zette De Ronde in zes maanden een nieuwe basis: verkoop, buitendienst, voorraad, aankoop en boekhouding gingen op 1 januari 2023 in een keer live in Odoo. Daarna kwam er elk kwartaal een stap bij: abonnementen voor langetermijnleasing, verhuur per dag, week of maand, CRM en e-mailmarketing. Vandaag werken De Ronde, Cobotix en Certified als drie bedrijven in dezelfde omgeving.
- Sector
- Heftrucks: verkoop, verhuur, tweedehands en service van alle merken
- Locatie
- Antwerpen, actief in heel Vlaanderen
- Go-live
- 1 januari 2023, na een traject van zes maanden
- Odoo-modules
- Verkoop, Buitendienst, Voorraad, Aankoop, Boekhouding, Verhuur, Abonnementen, CRM, E-mailmarketing, multi-company
De situatie ervoor
De uitdaging
Toen Buddy de Ronde in het bedrijf stapte, draaide de dagelijkse werking deels op een verouderd systeem en deels op papier. Iedereen werkte in Word- en Excelbestanden, vaak in die van elkaar. Bestellingen gebeurden op papier en de boekhouding zat in een oud pakket dat los stond van de rest.
De papieren werkbon
Een technieker vulde bij de klant een papieren werkbon in en bracht die binnen op kantoor. Daar typte iemand hem over in het systeem, waaruit de orderbevestiging en de factuur rolden. Een voltijdse job, alleen om werkbonnen in te geven.
Offertes in Word, zonder opvolging
Elke offerte werd in Word gemaakt: afbeeldingen wisselen, prijs aanpassen, afdrukken, meegeven. Niemand wist welke offertes buiten stonden of wat de status was.
Onderdelen die nooit op de factuur kwamen
Wat de technieker op een handgeschreven bon zette, was niet gelinkt aan voorraad of facturatie. Wat onleesbaar was, werd niet doorgerekend. Retours en garanties werden aan een bureau opgevolgd, of niet.
Facturen zonder bestelling
Er werd niet met aankooporders gewerkt. Leveranciersfacturen kwamen binnen op een mailbox en werden rondgestuurd naar wie het waarschijnlijk besteld had.
Vier afdelingen, vier logica's
Verkoop, verhuur, tweedehands en buitendienst zijn bij De Ronde even belangrijk en werken elk anders. Een heftruck wordt per dag, week of maand gehuurd, kan vroeger worden opgezegd en klanten vragen tussentijdse facturen.
Twintig jaar dezelfde manier van werken
Veel medewerkers werkten al tien tot twintig jaar op dezelfde manier. De overgang van papier naar digitaal was voor iedereen de eerste keer, ook voor De Ronde als organisatie.
Onze werkwijze
Hoe we het hebben aangepakt
Scoping workshop
De Ronde deed eerst zijn eigen marktonderzoek: zes tot zeven pakketten en partners werden gehoord. Odoo bleef over omdat de klantencases van gelijkaardige bedrijven herkenbaar waren. Voor OBS koos De Ronde omdat het geen leverancier zocht maar een partner die meedenkt, proactief suggesties doet en, als het moet, ter plaatse komt. Het eerste contact was in april 2022.
Procesmapping
Samen tekenden we een traject van zes maanden uit richting go-live op 1 januari 2023, gelijk met het boekjaar. We namen de vier afdelingen elk apart onder de loep: verkoop, verhuur, tweedehands en service. De verhuurflow met dag-, week- en maandtarieven, vroegtijdige opzeg en tussentijdse facturatie en de abonnementen voor langetermijnleasing werden grondig uitgedacht voor er iets gebouwd werd.
Configuratie standaard Odoo
De belangrijkste keuze, waar OBS hard op aandrong en die Buddy intern verdedigde: binnen de standaard van Odoo blijven en de logica van het systeem overnemen in plaats van de oude werkwijze na te bouwen. Alleen voor de specifieke verhuur- en abonnementsflows werd bij de start gericht maatwerk gebouwd. Al de rest werd ingepast in standaard Odoo.
Data-migratie en training
De boekhouding ging vanaf dag een mee over, afgestemd op het boekjaar dat op 31 december sluit. Flow per flow werd getest, met vaste deadlines per fase. Het plan om de laatste maand dubbel te draaien is niet gehaald, en toch was 1 januari een geslaagde start.
Go-live en nazorg
Na de go-live kwam er elk kwartaal een stap bij: abonnementen, verhuur, CRM en e-mailmarketing. Later werden Cobotix en Certified als extra bedrijven in dezelfde omgeving toegevoegd. Het systeem werd ondertussen twee keer geupgraded. De laatste overgang naar Odoo 19 verliep vlekkeloos en De Ronde haalt vandaag zelf actief oude maatwerkcode weg: wat in de standaard kan, gaat terug naar de standaard.
Concrete cijfers
Het resultaat
Onze techniekers staan nu bij de klant en zetten een foto of video op het dossier, en iemand van de administratie of een coach kan direct meekijken en helpen. Communicatie en transparantie: dat waren de eerste grote stappen, en het grootste effect dat we gezien hebben.
De OBS-aanpak
Waarom dit werkte
Vaste prijs. Geen verrassingen.
Je weet vooraf wat de implementatie kost. We werken met een vaste scope en een vaste prijs, zonder open eindjes en zonder uurtje-factuurtje achteraf. Wat we afspreken, leveren we op.
Sector-specialist.
We kennen de processen in jouw sector. Daardoor configureren we standaard Odoo zonder onnodig maatwerk en hoef je ons jouw werkwijze niet uit te leggen. Minder uitleg, sneller resultaat.
Je koopt niet alleen het systeem, maar ook de logica en de structuur erachter. Onze processen daarin inpassen, in plaats van het systeem naar ons te plooien: daar heeft OBS hard op aangedrongen, en terecht. Wat niet anders kan gaat uit de standaard, al de rest blijft erin.
Meer klantverhalen
Andere klantverhalen
Veelgestelde vragen
Vragen over deze case
De Ronde verving papieren werkbonnen, Word-offertes, losse Excels en een oud boekhoudpakket door een Odoo voor verkoop, buitendienst, verhuur, voorraad, aankoop en boekhouding. Techniekers registreren onderdelen en uren zelf op de tablet, waardoor het overtypen van werkbonnen, een voltijdse rol, verdween.
Verkoop, Buitendienst (field service), Voorraad, Aankoop en Boekhouding vanaf de go-live. Daarna kwamen Abonnementen voor langetermijnleasing, Verhuur met dag-, week- en maandtarieven, CRM en E-mailmarketing erbij. De drie bedrijven van de groep draaien multi-company in een omgeving.
Ongeveer zes maanden. Het eerste contact met OBS Solutions was in april 2022, de go-live volgde op 1 januari 2023, gelijk met de start van het boekjaar. Verkoop, buitendienst, voorraad, aankoop en boekhouding gingen in een keer live; de rest volgde per kwartaal.
Bijna alles is standaard Odoo. Alleen voor de verhuur- en abonnementsflows werd bij de start gericht maatwerk gebouwd. De Ronde haalt vandaag zelfs actief oude code weg: wat in de standaard kan, gaat terug naar de standaard. Dat maakt elke upgrade sneller en goedkoper.
De eerste overgang van papier naar digitaal was de moeilijkste. Sindsdien deed De Ronde twee versie-upgrades en de laatste, naar Odoo 19, verliep vlekkeloos. Techniekers kregen meer ownership: ze registreren zelf en delen foto of video van het dossier met kantoor.
Voor dealers en servicebedrijven die machines verkopen, verhuren en onderhouden, met techniekers op de baan: heftrucks, landbouwmachines, bouwmaterieel, HVAC of elke vloot die zowel verkocht als onderhouden wordt. Zeker als werkbonnen vandaag nog op papier of in losse Excels zitten.
Werkt dit ook voor jouw bedrijf?
Eén gesprek volstaat om te weten of Odoo bij jouw processen past.