KLANTCASE - TECHNISCHE SERVICE EN INSTALLATIES
Euroquip: van Dynamics, Navision en Kardex naar een Odoo voor offerte tot boekhouding
MachineryKlantcase door OBS SolutionsLaatst bijgewerkt op
Euroquip levert, installeert en onderhoudt smeer-, weeg-, filter- en brandstofsystemen op zwaar materieel in de Benelux. Offertes zaten in Dynamics 365, orders en boekhouding in Navision en het magazijn in Kardex. Vandaag loopt de hele keten in een Odoo, met een Kardex-koppeling die beter werkt dan de vorige.
bekijk alle klantcasesOdoo voor machineryOdoo voor installatie en maintenanceoverstappen van een ander pakketOdoo Field Servicedoe de ERP-scan
In het kort
Euroquip uit Pelt is de all-in partner voor automatische smeersystemen, weegsystemen, overdrukfiltratie en brandstofinstallaties op grondverzet- en industriele machines, met eigen techniekers en 24/7 service in de Benelux. Voor Odoo draaide het bedrijf op drie systemen: Microsoft Dynamics 365 voor klantcontact en offertes, Navision voor orders, aankoop en boekhouding, en Kardex voor het fysieke magazijn. Elke goedgekeurde offerte moest opnieuw als order worden ingegeven en de koppeling tussen Kardex en Navision vroeg bijna dagelijkse controle. Toen de Navision-versie niet langer ondersteund werd en de upgrade-offerte tegenviel, koos Euroquip voor een Odoo-omgeving met OBS Solutions: CRM, verkoop, aankoop, voorraad met Kardex-koppeling, interventies en boekhouding in een systeem. Vandaag worden gegevens nog maar een keer ingegeven, kijken verkopers mee op het volledige dossier en worden er minder fouten gemaakt.
- Sector
- Smeer-, weeg-, filter- en brandstofsystemen: verkoop, installatie en 24/7 service
- Locatie
- Pelt (Limburg), actief in de Benelux
- Vervangen
- Microsoft Dynamics 365, Navision en losse Excels; Kardex bleef en werd gekoppeld
- Odoo-modules
- CRM, Verkoop, Aankoop, Voorraad met Kardex-integratie, Buitendienst, Boekhouding, Dashboards, Website en Webshop
De situatie ervoor
De uitdaging
Voor Odoo droeg elk systeem bij Euroquip een stuk van het proces. Klantcontact, afspraken en offertes zaten in Microsoft Dynamics 365. Orders, aankoop, voorraadwaardering en boekhouding zaten in Navision. Het fysieke magazijn draaide op Kardex, een goed systeem op zich, maar de koppeling met Navision heeft nooit volledig op punt gestaan.
Elke order twee keer ingeven
Een offerte in Dynamics moest na goedkeuring opnieuw als order in Navision worden ingegeven. Ging de offerte niet door, dan had je geluk. Ging ze wel door, dan was alles dubbel ingetikt, inclusief de details van wat er waar moest gebeuren.
Dagelijks de voorraad controleren
Omdat Kardex en Navision niet gelijk liepen, moesten de magazijnbewegingen bijna dagelijks worden nagekeken. Een fout in de overdracht was meteen een fout in de voorraadwaardering en dus in de boekhouding.
Opbouwen van jaren geleden terugvinden
Euroquip onderhoudt installaties die het vijf tot tien jaar geleden zelf opbouwde. De historiek daarvan zat deels in Dynamics en deels in Navision. Waar je wat terugvond, was niet altijd duidelijk.
Offertes via Word en losse mails
Offertes werden in Word afgewerkt en als pdf in een mail gesleept. De aanvraagmail werd apart in Dynamics gehangen. Verlof, wagenpark en planning leefden in Excels buiten elk systeem.
Verkopers zonder zicht op het dossier
In Navision hadden verkopers bewust beperkte toegang, omdat elke extra gebruiker duur was. Wat er na de offerte gebeurde met order, voorraad en factuur, zagen zij niet.
Een upgrade die het kantelpunt werd
De versie van Navision waarop Euroquip draaide, werd niet langer ondersteund en de offerte voor de upgrade viel tegen. Dat zette de vraag op tafel die al langer leefde: blijven we met drie systemen naast elkaar werken?
Onze werkwijze
Hoe we het hebben aangepakt
Scoping workshop
Euroquip vroeg offertes bij meerdere partijen. Die lagen qua prijs allemaal in dezelfde lijn. Het verschil zat in de voorstelling en in het vertrouwen dat het team daaruit haalde: een realistische offerte zonder beloftes die niet kunnen, aan een vaste prijs. Dat Odoo een Belgisch pakket is met een lage kost per gebruiker, speelde mee in de keuze.
Procesmapping
Samen met projectmanager Anton Bauwens werden de processen per stroom in kaart gebracht: CRM en verkoop, magazijn en Kardex, interventies en werkorders, aankoop en boekhouding. Telkens stond de huidige situatie naast de gewenste werking in Odoo, met de leveringsbon, de montagebon en de servicebon als drie aparte stromen.
Configuratie standaard Odoo
Het uitgangspunt was om zo veel mogelijk binnen de standaard van Odoo te blijven en de manier van werken aan het systeem aan te passen in plaats van omgekeerd. Wie een andere weergave wilde, kreeg die. Wie een extra invoerpunt buiten Odoo wilde, kreeg de vraag of dat wel nuttig was. Offertesjablonen per productgroep in het Nederlands, Frans en Engels werden in Odoo opgezet.
Data-migratie en training
De belangrijkste technische stap was de nieuwe koppeling met Kardex. Orders gaan vanuit Odoo naar het magazijnsysteem, de gepickte aantallen komen terug en de voorraad in Odoo en Kardex loopt gelijk. De manier van werken in het magazijn is daardoor anders dan vroeger, wat aanpassing vroeg, maar de integratie zelf is beter dan wat er met Navision ooit was.
Go-live en nazorg
Na de go-live bleek dat er meer modules beschikbaar waren dan Euroquip vooraf had gedacht. Een eigen medewerker verdiepte zich in de Odoo-webshop en zette die zelf op, gekoppeld aan voorraad en prijzen. Verlofkalender, wagenpark en planning, vroeger Excels naast het systeem, worden nu een voor een in Odoo opgenomen, zonder extra licentiekost per gebruiker.
Concrete cijfers
Het resultaat
De gegevens moeten op een plaats juist ingegeven worden. Er zitten meer mensen naar dezelfde dingen te kijken, waardoor je rapper een fout ziet, rapper een fout eruithaalt en minder fouten maakt. Dat komt terug op het feit dat je van een versnipperd landschap naar een punt gaat.
De OBS-aanpak
Waarom dit werkte
Vaste prijs. Geen verrassingen.
Je weet vooraf wat de implementatie kost. We werken met een vaste scope en een vaste prijs, zonder open eindjes en zonder uurtje-factuurtje achteraf. Wat we afspreken, leveren we op.
Sector-specialist.
We kennen de processen in jouw sector. Daardoor configureren we standaard Odoo zonder onnodig maatwerk en hoef je ons jouw werkwijze niet uit te leggen. Minder uitleg, sneller resultaat.
Ik zou de keuze maken om naar Odoo te gaan, punt. Ik zou er niet langer over twijfelen, zeker als je komt van een systeem dat versnipperd is of als je wilt groeien. Waar ik me wel meer van bewust zou zijn: genoeg mensen genoeg tijd vrijmaken om van in het begin betrokken te zijn. Het is de job van OBS om de implementatie te doen, maar jij bent het die ermee gaat werken.
Meer klantverhalen
Andere klantverhalen
Veelgestelde vragen
Vragen over deze case
Ja. Euroquip verving Microsoft Dynamics 365 (CRM en offertes) en Navision (orders, aankoop en boekhouding) door een Odoo-omgeving. De aanleiding was een tegenvallende upgrade-offerte omdat de gebruikte Navision-versie niet langer ondersteund werd.
Ja. Bij Euroquip stuurt Odoo orders naar het Kardex-magazijnsysteem en krijgt het de gepickte aantallen terug, zodat de voorraad in beide systemen gelijk loopt. Volgens Euroquip werkt die koppeling beter dan de vroegere koppeling tussen Kardex en Navision.
Gegevens worden nog maar een keer ingegeven: een offerte wordt zonder hertypen een order. Verkopers hebben zicht op orderstatus, voorraad en facturatie. Meer mensen kijken naar dezelfde data, waardoor fouten sneller opvallen en sneller worden rechtgezet.
Ja. Bij Euroquip zitten CRM, verkoop, aankoop, voorraad met Kardex-koppeling, interventies en boekhouding in een omgeving. Leverings-, montage- en servicebonnen zijn drie aparte stromen in hetzelfde systeem, en de historiek van installaties is per klant terug te vinden.
Werk in de standaard van Odoo en pas de manier van werken aan het systeem aan. Maak genoeg mensen vroeg genoeg vrij en documenteer elk proces, zoals hoe je vanaf nu een offerte of een order ingeeft. Dat laatste is wat Euroquip achteraf beter had gedaan.
De offertes van meerdere partners lagen prijsmatig in dezelfde lijn. Doorslaggevend waren een realistische offerte zonder onmogelijke beloftes, een vaste prijs en een presentatie die vertrouwen gaf. Dat Odoo een Belgisch pakket is met een lage kost per gebruiker, speelde ook mee.
Herken je dit in je eigen bedrijf?
Laat je zakelijk e-mailadres achter. We bekijken je situatie en laten weten of een aanpak zoals hierboven bij jou past.
Werkt dit ook voor jouw bedrijf?
Eén gesprek volstaat om te weten of Odoo bij jouw processen past.