KLANTCASE - OLIEDISTRIBUTIE EN HERVERPAKKING
Belco Motor Oil - Schoten
Belco Motor Oil is een Antwerps familiebedrijf in de derde generatie dat smeerolie koopt, herbottelt en wereldwijd verkoopt. Verkoop en leverbonnen liepen nog via een oud MS-DOS-systeem, met bestellingen op papiertjes en een matrixprinter. OBS Solutions verving dat door Odoo. Resultaat: een grotendeels geautomatiseerde boekhouding, e-facturatie via Peppol en prijsafspraken die het hele team meteen kan raadplegen.
In het kort
Belco Motor Oil is een Schotens familiebedrijf dat smeerolie koopt, herbottelt en wereldwijd verkoopt. Voor de Odoo-implementatie liepen orders via een MS-DOS-systeem, papieren bonnen en een matrixprinter, en facturatie via Peppol was onmogelijk. OBS Solutions zette Odoo op. Resultaat: een geautomatiseerde boekhouding, e-facturatie via Peppol en prijsafspraken die het hele team raadpleegt.
- Sector
- Oliedistributie en herverpakking
- Locatie
- Schoten
- Aantal medewerkers
- [AANTAL IN TE VULLEN - familiebedrijf]
- Odoo-modules
- Verkoop, CRM, Voorraad, Boekhouding, e-facturatie (Peppol)
De situatie ervoor
De uitdaging
Voor de implementatie draaide Belco op een oud MS-DOS-systeem. Bestellingen werden op papier genoteerd, leverbonnen kwamen uit een matrixprinter en de boekhouding was grotendeels manueel. De verplichte e-facturatie via Peppol was met dat systeem niet haalbaar.
Bestellingen op papiertjes en een matrixprinter
Orders kwamen binnen via telefoon en mail en werden op een papiertje of post-it genoteerd. Die gingen naar productie en kwamen terug, waarna de leverbon in MS-DOS werd gemaakt en met een matrixprinter afgedrukt. Foutgevoelig en traag.
Peppol-facturatie onmogelijk op MS-DOS
De verplichte elektronische facturatie via Peppol moet online verlopen. Op een MS-DOS-systeem kon dat niet. Daardoor werd een overheidsverplichting een tijdrovend probleem zonder werkbare oplossing.
Boekhouding grotendeels manueel
De boekhouding vroeg veel handmatig werk. Gegevens moesten telkens worden overgetypt, wat tijd kostte die niet naar de klant of de groei van het bedrijf ging.
Onze werkwijze
Hoe we het hebben aangepakt
Scoping workshop
We legden samen met de zaakvoerder vast wat in scope ging: het MS-DOS-systeem volledig vervangen en e-facturatie via Peppol mogelijk maken. Heldere scope, vaste prijs, zonder open eindjes.
Procesmapping
We brachten de volledige order-to-cash flow in kaart, van telefonische bestelling tot herverpakking, levering en boeking. Zo zagen we waar papier en dubbel werk uit het proces konden.
Configuratie standaard Odoo
We zetten standaard Odoo op voor verkoop, CRM, voorraad en boekhouding, met e-facturatie via Peppol. Web-based, zodat het team ook van thuis kan werken. Geen onnodig maatwerk.
Data-migratie en training
We migreerden klanten, artikelen en prijsafspraken uit het oude systeem. Training voor de mensen die dagelijks met verkoop en boekhouding werken, zodat iedereen met dezelfde data startte.
Go-live en nazorg
Go-live met begeleiding. Eerste periode intensief opgevolgd, daarna SLA-maintenance. Het team merkte de tijdwinst op de boekhouding meteen.
Concrete cijfers
Het resultaat
Twijfel niet: de tijdswinst is zo groot dat je veel meer tijd hebt voor andere dingen.
De OBS-aanpak
Waarom dit werkte
Vaste prijs. Geen verrassingen.
Je weet vooraf wat de implementatie kost. We werken met een vaste scope en een vaste prijs, zonder open eindjes en zonder uurtje-factuurtje achteraf. Wat we afspreken, leveren we op.
Sector-specialist.
We kennen de processen in jouw sector. Daardoor configureren we standaard Odoo zonder onnodig maatwerk en hoef je ons jouw werkwijze niet uit te leggen. Minder uitleg, sneller resultaat.
Meer klantverhalen
Andere klantverhalen
Veelgestelde vragen
Vragen over deze case
Belco Motor Oil verving een oud MS-DOS-systeem door Odoo. De boekhouding is nu grotendeels geautomatiseerd, elektronische facturatie via Peppol verloopt online, en opgegeven prijzen staan centraal in Odoo zodat het hele team ze kan raadplegen.
Verkoop, CRM, Voorraad en Boekhouding, met elektronische facturatie via Peppol. Het platform is web-based, zodat het team ook van thuis kan werken.
Belco wilde af van het MS-DOS-systeem en moest verplicht via Peppol kunnen factureren. Odoo is web-based, zodat er ook van thuis gewerkt kan worden. OBS werd gekozen op basis van twee tevreden referentiebedrijven in de buurt.
Een grotendeels geautomatiseerde boekhouding die tijd vrijmaakt, elektronische facturatie via Peppol, werken van overal dankzij het web-based platform, en prijsafspraken die het hele team centraal kan raadplegen.
Werkt dit ook voor jouw bedrijf?
Eén gesprek volstaat om te weten of Odoo bij jouw processen past.