Wat is UBL precies?
UBL staat voor Universal Business Language, een open standaard die vastlegt hoe handelsdocumenten als XML-bestand worden opgebouwd. Een factuur in UBL is geen plaatje van een factuur, maar een lijst van velden met een vaste naam en een vaste plaats: wie verkoopt, wie koopt, welke btw-nummers, welke lijnen, welk btw-tarief per lijn en welke totalen. Omdat elk veld vastligt, kan elke boekhoudsoftware het bestand lezen zonder te raden waar het bedrag staat.
In Europa is afgesproken welke velden een e-factuur minstens moet bevatten (de norm EN 16931). Peppol BIS Billing 3.0 is de praktische invulling daarvan die België gebruikt, en die wordt in UBL geschreven. Als iemand het over een UBL-factuur heeft, bedoelt hij in de praktijk bijna altijd dit profiel.
Hoe ziet een UBL-factuur eruit, in gewone taal?
Open je het bestand, dan zie je geen factuur maar een lange lijst met tags. Vertaald naar wat erin zit:
| Blok | Wat erin staat | Waarvoor je software het gebruikt |
|---|---|---|
| Kop | Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, munt | Boeking en betaaltermijn |
| Verkoper en koper | Naam, adres, btw-nummer, Peppol-adres | Juiste leverancier of klant koppelen |
| Factuurlijnen | Omschrijving, aantal, eenheid, eenheidsprijs, btw-tarief per lijn | Lijn per lijn inboeken en controleren |
| Btw-overzicht | Basisbedrag en btw per tarief (6, 12, 21 procent of vrijgesteld) | Btw-aangifte |
| Totalen | Totaal exclusief, btw, totaal inclusief, al betaald, te betalen | Afpunten van de betaling |
| Betaalgegevens | IBAN, gestructureerde mededeling, betaalwijze | Betaling voorbereiden |
| Bijlage | Optioneel de pdf van dezelfde factuur | Leesbare versie voor de mens |
Het grote voordeel zit in de laatste kolom: niets daarvan moet nog overgetikt of gescand worden. Een UBL die binnenkomt, is in principe al een boeking.
Pdf, UBL of Peppol: wat is het verschil?
| Wat het is | Voor wie | |
|---|---|---|
| Pdf-factuur | Een afbeelding van je factuur, verstuurd per mail | Mensen: leesbaar, maar software moet ze scannen of overtikken |
| UBL-factuur | Dezelfde factuur als gestructureerd XML-bestand | Software: direct inleesbaar, zonder fouten |
| Peppol | Het beveiligde netwerk waarover UBL-facturen tussen bedrijven verstuurd worden | Bedrijven die in België sinds 2026 verplicht elektronisch factureren |
Kort: een UBL kan je ook gewoon per mail versturen, maar dan controleert niemand of hij aankomt en of hij geldig is. Peppol doet precies dat: het netwerk weet wie je klant is, levert af en bevestigt. Daarom gaat de Belgische verplichting over Peppol, met UBL als het bestand dat eroverheen gaat. Wat die verplichting precies inhoudt, lees je in e-facturatie via Peppol in 2026.
Wat doet je boekhouder met een UBL?
Voor een boekhoudkantoor is een UBL het verschil tussen een factuur scannen en hopen dat de herkenning klopt, en een factuur die al als boeking klaarstaat. Daarom vroegen veel boekhouders al vóór de verplichting om UBL-bestanden in plaats van pdf's. Werk je met Odoo, dan staan je verkoop- en aankoopfacturen al in het juiste formaat, en kan je boekhouder rechtstreeks in Odoo meewerken of de boekingen exporteren. Hoe die samenwerking loopt, lees je in werkt mijn boekhouder met Odoo.
Hoe Odoo een UBL-factuur maakt en ontvangt
Peppol activeren. Eenmalig: je registreert je btw-nummer als Peppol-adres vanuit Odoo. Vanaf dan kent het netwerk je bedrijf.
Factuur bevestigen. Bij elke verkoopfactuur maakt Odoo automatisch de UBL aan volgens Peppol BIS Billing 3.0 en verstuurt hem via het netwerk. Je ziet in Odoo of hij afgeleverd is.
Klant niet op Peppol? Dan download je het UBL-bestand en stuur je het samen met de pdf per mail. Je klant kan het alsnog inlezen in zijn software.
Inkomende facturen. Een UBL die via Peppol of per mail binnenkomt, verschijnt als conceptboeking bij je aankoopfacturen. Jij controleert, koppelt aan de bestelling en bevestigt.
Meer over het activeren zelf, en wat Odoo daarbij standaard kan, lees je in Odoo Peppol activeren. De boekhoud-app zelf bespreken we op de pagina over Odoo Boekhouding.
Stuur je vandaag nog pdf's en vraagt een klant of je boekhouder om UBL? In dertig minuten bekijken we wat er in jouw facturatie moet veranderen.
Waar het misloopt met UBL-facturen
Btw-nummer van de klant ontbreekt of is fout. Dan weet Peppol niet aan wie te leveren. Controleer de klantfiche voor je de eerste factuur verstuurt.
Btw-tarief per lijn klopt niet. In een UBL staat het tarief per factuurlijn. Een verkeerd tarief op een product betekent een fout in de btw-aangifte, niet alleen op het papier.
Pdf en UBL spreken elkaar tegen. Wie de pdf handmatig aanpast na het versturen, krijgt twee versies van dezelfde factuur. Maak de wijziging in het systeem en verstuur opnieuw.
Kredietnota's vergeten. Ook een kredietnota is een UBL en gaat via Peppol. Wie ze nog per pdf stuurt, verliest de koppeling met de oorspronkelijke factuur.