Waarom klopt de voorraad bij veel groothandels nooit?
In een typische groothandel bewegen artikelen elke dag. Ontvangsten komen binnen, verplaatsingen gaan naar een tweede warehouse, leveringen gaan buiten. Zolang alles op papier of in Excel loopt, is er altijd een verschil tussen wat het systeem zegt en wat op de rek ligt.
Dat verschil is geen ramp, tot een klant belt voor een order die volgens het scherm op stock ligt maar in werkelijkheid al twee weken weg is. Of tot de accountant een voorraadwaarde in de boekhouding zet die niet klopt met de fysieke telling. Wat begon als een klein gat, groeit uit tot een structureel probleem.
De oorzaak zit meestal in drie dingen. Dubbele invoer tussen verkoop en voorraad. Aanvullingen die gebeuren op gevoel in plaats van op een regel. Meerdere magazijnen die elk hun eigen boekhouding voeren.
Hoe houdt Odoo stock realtime bij over meerdere locaties?
Odoo werkt met warehouses en interne locaties per warehouse. Zodra een verkooporder wordt bevestigd, boekt Odoo een geplande uitgaande beweging. Zodra de picker de order aftikt, wordt de voorraad aangepast. Ontvangst van een inkomende levering werkt op dezelfde manier: een scan of bevestiging past de stock direct aan.
Onze voorraad klopt eindelijk. Realtime, over alle locaties heen.
Verplaatsingen tussen locaties lopen via aparte transfers met eigen aanvraag, planning en bevestiging. Je ziet altijd waar een artikel onderweg is, wanneer het vertrokken is en wanneer het aankomt. Voor een technische groothandel met een centraal magazijn en drie kleinere depots is dat het verschil tussen zekerheid en gokken.
Hoe werken aanvulregels en minimumvoorraden?
Odoo werkt met twee logica's naast elkaar. De eerste is een klassieke minimum-maximum-regel: zodra de vrije voorraad onder een drempel zakt, genereert Odoo een aanvraag om aan te vullen tot een bepaald niveau. De tweede is een pull-logica op basis van geplande verkooporders: Odoo kijkt vooruit en stelt de aanvulling voor wanneer de geplande uitgaande beweging groter is dan de vrije stock.
Voor snel roterende artikelen zet je een min-max in. Voor artikelen met een lange levertijd of een lage rotatie werkt de forecast-logica beter. In een goed geconfigureerde Odoo bestaan beide naast elkaar, per artikelgroep gekozen.
Wat met barcode-scanning en leeggoed?
Barcode-scanning gebeurt met de Odoo Barcode-app op smartphone of tablet, of met een klassieke USB-scanner aan een receptiepost. De picker scant de order en de artikelen die hij op de rek pakt. Odoo controleert of de scan overeenkomt met de order en waarschuwt bij afwijkingen. Ontvangsten scan je op dezelfde manier: elke gescand artikel wordt direct als ontvangen geboekt.
Leeggoed is een aparte flow. Bij grondstoffen-broker La Cantina lopen vaten, pallets en tussenverpakkingen mee in een leeggoedcircuit met aparte artikelcodes en een eigen retourprocedure. Odoo houdt bij welk leeggoed bij welke klant staat en wanneer het terug in het magazijn wordt verwacht. Zo blijft de voorraad kloppen zonder Excel-schaduw.
Meer weten? Bekijk de sectorpagina Distributie of doe de gratis ERP-scan.