Excel is voor veel groothandels het eerste voorraadsysteem, en lang een prima keuze. Het loopt vast zodra meerdere mensen tegelijk moeten werken met dezelfde actuele cijfers. Dit artikel geeft de vijf signalen dat het moment gekomen is en beschrijft hoe de overstap naar Odoo in de praktijk verloopt.
Waarom is Excel zo lang goed genoeg?
Excel is gratis, flexibel en iedereen kent het. Voor een startende groothandel met een beperkt assortiment en een handvol mensen is het een verdedigbare keuze. De problemen ontstaan niet door Excel zelf, maar door groei.
Meer producten, meer klanten, meer mensen die tegelijk in dezelfde lijsten werken. Vanaf dat punt begint elke spreadsheet te liegen: er bestaan versies, formules breken en niemand weet welk cijfer klopt.
De vijf signalen dat je Excel ontgroeid bent
01
Je voorraadlijst klopt nooit
Wat in de lijst staat, ligt niet in het magazijn. Bestellen gebeurt op buikgevoel en spoedleveringen zijn normaal geworden.
02
Er bestaan meerdere waarheden
De verkoop heeft een lijst, het magazijn een andere en de boekhouding een derde. Vergaderingen gaan over welk cijfer juist is in plaats van over wat te doen.
03
Alles hangt af van een persoon
Een collega kent de formules, de afspraken en de uitzonderingen. Valt die persoon weg, dan valt het systeem weg.
04
Dubbele invoer is de norm
Dezelfde bestelling wordt twee of drie keer ingetikt: in de mailbox, in Excel en in het facturatiepakket. Elke keer opnieuw een kans op fouten.
05
Je kan niet meer antwoorden op simpele vragen
Wat is de marge op deze klant? Welke producten roteren traag? Het antwoord kost een halve dag Excel-werk, dus de vraag wordt niet meer gesteld.
Herken je er drie of meer? Dan is de vraag niet meer of je overstapt, maar wanneer en hoe. De complete gids over ERP voor distributie en groothandel beschrijft wat zo'n systeem minimaal moet kunnen.
Hoe verloopt de overstap van Excel naar Odoo?
Een overstap is geen big bang. Bij OBS verloopt die in vaste stappen, in wekelijkse workshops met je eigen team.
Stap 01
Analyse van de huidige werking
Welke lijsten bestaan er, wie gebruikt ze en welke afspraken zitten erin verborgen. De Excels zijn hier goud waard: ze documenteren je echte processen.
Stap 02
Datamigratie
Producten, klanten, leveranciers en openstaande posten worden opgekuist en ingeladen. Dit is het moment om dubbele artikelnummers en dode klanten op te ruimen.
Stap 03
Configuratie en workshops
Odoo wordt ingericht op je flow van bestelling tot factuur. Elke workshop test een stuk van het proces met echte data.
Stap 04
Go-live met begeleiding
Het team start in het nieuwe systeem terwijl OBS meekijkt. De oude Excels blijven even beschikbaar als vangnet, maar niet als werkinstrument.
Hoe realtime voorraadbeheer er daarna uitziet, lees je in het artikel over voorraadbeheer voor groothandels in Odoo.
Van MS-DOS naar Odoo: het kan altijd extremer
Denk je dat jouw situatie te verouderd is voor een overstap? Belco Motor Oil uit Schoten, een smeeroliedistributeur in de derde generatie, draaide tot voor kort op een MS-DOS-systeem. OBS migreerde het bedrijf rechtstreeks naar Odoo, inclusief de verplichte Peppol-facturatie.
"Onze voorraad klopt eindelijk. Realtime, over alle locaties heen."