KLANTCASE - WIJNHANDEL
De Wingerd - Hasselt
De Wingerd is een wijnhandel in Hasselt met een fysieke winkel en een webshop. De handel draaide twintig jaar op verouderde software, met een webshop die volledig los stond van de administratie. OBS Solutions bracht winkel, webshop en facturatie samen in één Odoo, met een werkbare oplossing voor de accijnsaangifte. Resultaat: een halve dag tijdwinst per week en alles op één plek.
In het kort
De Wingerd is een wijnhandel in het hart van Hasselt, met een persoonlijke selectie kwaliteitswijnen uit Frankrijk, Italie, Spanje, Portugal en Griekenland, plus biologische en vegan wijnen. Voor de Odoo-implementatie stond de webshop los van de administratie en kon de oude software de nieuwe Belgische btw-nummers niet meer verwerken. OBS Solutions bracht winkel, webshop, voorraad en facturatie samen in één Odoo. Resultaat: minder dubbel werk, een actuele webshop en een halve dag tijdwinst per week.
- Sector
- Wijnhandel (winkel en webshop)
- Locatie
- Hasselt
- Aantal medewerkers
- [AANTAL IN TE VULLEN - kleine zaak]
- Odoo-modules
- Verkoop, Voorraad, eCommerce (webshop), Facturatie en Boekhouding (Peppol), plus API-integratie voor de accijnsaangifte
De situatie ervoor
De uitdaging
De Wingerd draaide al twintig jaar op dezelfde software. Het pakket was ooit op maat uitgebreid voor de accijnsaangifte, maar dat maatwerk werd al een decennium niet meer onderhouden. Twee wettelijke wijzigingen maakten vervangen uiteindelijk onvermijdelijk.
Oude software liep vast op de wetgeving
De oude software kon de nieuwe Belgische btw-nummers van tien cijfers niet verwerken, door een vaste cijfercontrole. Met de verplichte overstap naar Peppol-facturatie was vernieuwen geen keuze meer, maar een noodzaak.
Webshop los van de administratie
De webshop stond volledig los van de rest. Prijzen, voorraad en productgegevens moesten apart bijgewerkt worden, wat in de praktijk vaak niet gebeurde. Daardoor klopte de webshop niet altijd met de winkel.
Geen overzicht buiten kantoor
Klant- en productgegevens raadplegen kon enkel op kantoor. In de winkel of onderweg was er geen zicht op voorraad, prijzen of klantinformatie.
Onze werkwijze
Hoe we het hebben aangepakt
Scoping workshop
We brachten de volledige werking van winkel en webshop in kaart en legden de scope vast. Op basis daarvan bepaalden we welke Odoo-modules nodig waren, zonder onnodig maatwerk. Heldere scope, vaste prijs.
Procesmapping
We mapten elk proces: van inkoop en voorraad tot verkoop in de winkel, de webshop en de facturatie. Belangrijk was de accijnsstroom: beginvoorraad, bewegingen in en uit, leveringen, ontschotting en eindvoorraad.
Configuratie standaard Odoo
We zetten standaard Odoo op voor verkoop, voorraad, webshop en facturatie. Een prijs of product wordt nu op één plaats aangepast en loopt automatisch door naar de webshop en de volledige prijslijst.
Data-migratie en training
Het brede assortiment, de klanten en de prijzen werden voorbereid en gemigreerd. We leverden in afgebakende stukken op, zodat alles grondig getest kon worden voor de go-live.
Go-live en nazorg
Go-live met facturatie via Peppol. Voor de accijnsaangifte kozen we bewust voor standaard Odoo met een rechtstreekse data-uitlees via de API, in plaats van duur maatwerk. Die aangifte rolt nu wekelijks compleet uit met één script.
Concrete cijfers
Het resultaat
De grootste impact voor mij is dat alles nu met de webshop verbonden is: ik pas iets op één plaats aan en het loopt door naar de rest.
De OBS-aanpak
Waarom dit werkte
Vaste prijs. Geen verrassingen.
Je weet vooraf wat de implementatie kost. We werken met een vaste scope en een vaste prijs, zonder open eindjes en zonder uurtje-factuurtje achteraf. Wat we afspreken, leveren we op.
Sector-specialist.
We kennen de processen in jouw sector. Daardoor configureren we standaard Odoo zonder onnodig maatwerk en hoef je ons jouw werkwijze niet uit te leggen. Minder uitleg, sneller resultaat.
Wat ik het belangrijkste vond, was de vaste prijs. Ik hou niet van verrassingen, bij OBS weet je op voorhand wat erin zit en wat niet.
Meer klantverhalen
Andere klantverhalen
Veelgestelde vragen
Vragen over deze case
De Wingerd verving twintig jaar oude software door één Odoo. Winkel, webshop, voorraad en facturatie zitten nu in één systeem. De webshop is altijd actueel, de facturatie loopt via Peppol en de zaakvoerder bespaart een halve dag per week aan administratie.
Voor De Wingerd wordt de accijnsaangifte rechtstreeks uit de Odoo-database getrokken via een API-script: van beginvoorraad over bewegingen en leveringen tot eindvoorraad. Die aangifte rolt wekelijks en op aanvraag compleet uit, zonder duur maatwerk.
Odoo is betaalbaar en koppelt de webshop aan de administratie. Doorslaggevend was de vaste prijs van OBS: vooraf duidelijk wat erin zit en wat niet, zonder budgetdiscussies achteraf, met één vast aanspreekpunt.
Ja. Een breed assortiment, een webshop die losstaat van de administratie en de last van accijnsaangiftes zijn herkenbaar voor veel wijn- en drankenhandels. OBS brengt dat samen in één Odoo tegen een vaste prijs. Plan een gesprek of doe de ERP-scan.
Werkt dit ook voor jouw bedrijf?
Eén gesprek volstaat om te weten of Odoo bij jouw processen past.