Een club die draait op leads die leden elkaar geven
Belgian Hospitality Club, kortweg BHC, verenigt bedrijven die werken voor hotels, restaurants en andere spelers in de hospitalitysector. De club werd opgericht in 2019 en heeft haar zetel in Zandhoven. Leden ontmoeten elkaar op netwerkmomenten en evenementen.
Wat de club haar leden vooral biedt, zijn leads. Hoort een lid dat een bedrijf iets zoekt waar een ander lid sterk in is, dan geeft hij dat door. Hoe vlotter die leads rondgaan, hoe meer een lidmaatschap waard is. Het bestuur en administratief medewerker Katrien houden de club draaiende.
Odoo is geen ledenpakket, en dat moest het ook niet worden
Dat alles voor een kleine organisatie, waar het budget en de tijd van het bestuur beperkt zijn.
Ledenbeheer zonder ledenmodule
Odoo is niet in de eerste plaats gebouwd voor een vereniging. Leden, hun sector en hun toegang tot leads moesten een plek krijgen in standaard Odoo, zonder een eigen maatwerkmodule.
Leads die voor anderen bedoeld zijn
In een gewone CRM volgt een verkoper zijn eigen leads op. Bij BHC maakt een lid een lead aan die bedoeld is voor andere leden. Welke leden een lead zien, hangt af van de sector.
Een eigen werkwijze, in de standaard
BHC had een eigen manier van werken. In de workshops is die in vraag gesteld, zodat ze binnen de Odoo-standaard past en updates en migraties later vlot blijven lopen.
Alles op één plek
Leads, kandidaat-leden die zich via de website aanmelden, evenementen en de website zelf moesten samenkomen, zodat de club ze zonder externe hulp kan beheren.
Slim instellen in plaats van maatwerk
BHC kende OBS al via Max, en wist dat OBS rechttoe rechtaan werkt. Met andere integratoren had de club eerder andere ervaringen. Wat de doorslag gaf: bij OBS ligt de scope vooraf vast en wordt die uitgevoerd tegen een vaste prijs. Voor een kleine organisatie is dat precies wat nodig is.
Eén Odoo voor leden, leads, website en evenementen
Het ledenportaal
Een lid maakt een lead aan in het portaal op de website en klasseert hem in een sector. De andere leden krijgen toegang en nemen zelf contact op met het bedrijf als ze een samenwerking zien.
CRM
Kandidaat-leden en nieuwe klanten komen via de formulieren op de website meteen in de CRM. Het bestuur volgt ze daar op.
De website
De website draait op Odoo. Katrien zet zelf een nieuw lid online, zonder externe partij en zonder wachttijd.
Evenementen en dashboards
De club organiseert geregeld evenementen en beheert die in Odoo. Met Project en dashboards houdt het bestuur overzicht.
Dezelfde tijd, maar veel meer mee doen
Leads op één plek
Geen Excel-lijst meer die rondgaat. Leden zien de leads per sector in het portaal en kunnen meteen reageren.
De website in eigen handen
Een nieuw lid staat online zodra Katrien het toevoegt. Geen wachttijd en geen factuur van een externe partij.
Kandidaat-leden in de CRM
Wie zich via de website aanmeldt, komt meteen in de CRM terecht. Niets hangt nog af van een mail die iemand moet onthouden.
Nieuwe kansen zien
Omdat alles op één plek zit en aan elkaar hangt, ziet het bestuur sneller waar het beter kan. Vroeger ging die tijd naar een Excel-lijst of naar de websitebeheerder.
Draait jouw vereniging op leden, leads en evenementen?
Deze case is herkenbaar voor ledenverenigingen, business clubs en netwerkorganisaties die hun leden iets concreets willen bieden: leads, een plek op de website, evenementen. Werk je met een Excel-lijst die rondgaat, en hangt je website af van één persoon? Dan is dit het verhaal van een club die je voorging.
