Je Odoo-implementatie loopt vast. Wat nu?

Go-live is al twee keer verschoven. Het budget is op, en het systeem doet nog altijd niet wat beloofd was. Je team werkt half in Odoo en half in Excel.

Dat verhaal horen we elke maand. Soms van bedrijven die bij een andere partner zitten, soms van bedrijven die Odoo zelf opzetten.

Het goede nieuws: wat er staat, is bijna altijd te redden.

Hoe weet je of je project echt vastzit?

Elke implementatie heeft een moeilijke fase. Rond de testfase voelt het vaak slechter dan het is. Het wordt pas een echt probleem als meerdere van deze dingen tegelijk kloppen:

• —De livegang is minstens twee keer uitgesteld, telkens zonder duidelijke reden.
• —Er komen facturen voor meerwerk bij, maar niemand kan zeggen wat er nog moet gebeuren.
• —Vragen blijven dagen liggen, of je krijgt telkens een andere consultant aan de lijn.
• —Je team houdt Excel-lijstjes bij naast Odoo, omdat ze het systeem niet vertrouwen.
• —Er wordt maatwerk voorgesteld voor dingen die standaard in Odoo zitten.

Herken je er een, dan volstaat vaak een stevig gesprek. Herken je er drie of meer, lees dan verder. En weet dat het zelden aan Odoo zelf ligt: waarom Odoo-frustratie bijna nooit over de software gaat.

Wat regel je eerst, nog voor je iets beslist?

Wat je ook kiest, zorg eerst dat je niet afhankelijk bent van de goodwill van iemand anders. Dat doe je trouwens ook best als de samenwerking wel goed loopt.

• —Een eigen beheerderslogin op je Odoo-database, op naam van iemand uit je eigen bedrijf.
• —Je Odoo-abonnement. Kijk na op wiens naam het staat. Staat het bij je partner, vraag dan hoe het naar jou kan.
• —De code van je maatwerk. Draai je op Odoo.sh, dan zit die in een GitHub-repository. Vraag wie daar eigenaar van is.
• —Alles wat op papier staat: de offerte, de functionele analyse en elk wijzigingsverzoek dat je goedkeurde.
• —Je contract, met de opzegtermijn en een overzicht van wat al betaald is tegenover wat geleverd is.

Heb je dit op orde, dan kan je rustig beslissen. Zonder dit beslist iemand anders mee.

Welke opties heb je als je Odoo-project vastloopt?

Er zijn er drie. Welke past, hangt vooral af van een vraag: is het vertrouwen in je huidige partner nog te herstellen?

1. Bijsturen met je huidige partner. Soms is het een communicatieprobleem en geen kennisprobleem. Vraag een gesprek met de zaakvoerder of de projectverantwoordelijke, niet met de consultant van dienst. Leg samen vast wat er nog moet gebeuren, tegen wanneer en voor welke prijs. Ligt er binnen twee weken een concreet plan, dan is dit vaak de snelste weg.

2. Een onafhankelijke audit. Iemand van buitenaf zet zwart op wit wat er staat, wat werkt en wat niet. Dat helpt ook in het gesprek met je huidige partner, want dan praat je over feiten in plaats van gevoel. Bij OBS gebeurt dat aan een vaste prijs, richtprijs 850 tot 1.700 euro. Het rapport is van jou, ook als je daarna bij je huidige partner blijft.

3. Het beheer overdragen. Is het vertrouwen weg, dan heeft verder aanmodderen geen zin. Een overdracht betekent niet dat je opnieuw begint: je database en je data blijven staan, alleen het beheer verhuist. Na de audit kan een nieuwe partner binnen twee weken mee zijn. Hoe dat stap voor stap gaat, lees je bij de overstap naar een nieuwe Odoo-partner.

Moet je dan opnieuw beginnen?

Bijna nooit. Wat goed geconfigureerd is, blijft staan. Waar het meestal misloopt, is maatwerk dat gebouwd werd voor iets wat Odoo standaard al kan. Dat terugbrengen naar standaard kost werk, maar veel minder dan een nieuwe implementatie. En elke latere upgrade wordt er goedkoper door.

Werkt je vorige partner niet mee aan de overdracht? Dan lezen we de configuratie en de code zelf uit. Wat er precies gebeurt met je data, je maatwerk en je licentie, staat in van Odoo-partner wisselen: data en licentie.

Wat doe je beter niet?

Nog een jaar wachten omdat opnieuw beginnen zo'n berg werk lijkt. Elke maand dat je team in twee systemen werkt, kost uren die op geen enkele factuur staan.

Zelf in de database beginnen sleutelen is ook geen goed idee. Net zomin als een tweede partner laten bijbouwen terwijl de eerste nog bezig is. Dan weet straks niemand meer wie wat veranderd heeft.

En zet een betalingsconflict niet op scherp voor je toegang en je documenten veilig hebt. Eerst vastleggen wat geleverd is en wat niet, dan praten.

Hoe begin je eraan?

Twijfel je of je setup nog klopt? De Odoo-overstapcheck geeft je met tien stellingen in vijf minuten een eerlijk beeld. Niet elke uitkomst zegt dat je moet overstappen.

Weet je al genoeg en wil je iemand laten nakijken wat er gebouwd is? Plan dan een gesprek. Je hoeft vooraf niets voor te bereiden, behalve de lijst hierboven.