Groothandels verkopen hetzelfde product aan tientallen klanten tegen tientallen prijzen. Odoo beheert die afspraken met prijslijsten per klant, staffelkortingen en automatische marge-bewaking, rechtstreeks gekoppeld aan verkoop en facturatie. Geen aparte Excel meer die niemand actueel houdt. Voor distributeurs is dat het verschil tussen grip en giswerk.
Waarom lopen prijsafspraken bij groothandels uit de hand?
Elke accountmanager kent zijn eigen afspraken. Die zitten in mails, in een oude offerte of gewoon in iemands hoofd. Zolang het bedrijf klein is, werkt dat. Vanaf enkele honderden klanten niet meer.
Het gevolg is voorspelbaar. Facturen die niet kloppen met wat beloofd is. Kortingen die jaren blijven doorlopen nadat het volume gezakt is. En marges die per klant niemand nog kan reconstrueren. In de complete gids over ERP voor distributie en groothandel staat dit in de top vijf van problemen die OBS tegenkomt. Wie hier vertrekt, wil eerst een werkende flow van bestelling tot factuur.
Hoe werken prijslijsten in Odoo?
Odoo werkt met prijslijsten die je aan een klant of klantengroep koppelt. Een prijslijst kan vaste prijzen bevatten, een korting op de basisprijs, of formules zoals kostprijs plus vaste marge.
Zodra een verkoper een order ingeeft, past Odoo automatisch de juiste prijs toe. Geen opzoekwerk, geen discussie achteraf. Wijzigt de afspraak, dan pas je een regel aan en geldt die meteen voor elke volgende order, ook in het klantenportaal.
Staffels werken op dezelfde manier: vanaf 10 stuks een prijs, vanaf 100 stuks een andere. Tijdelijke promoties krijgen een begin- en einddatum en stoppen dus vanzelf, in plaats van stilzwijgend eeuwig door te lopen.
Hoe bewaak je marges zonder Excel?
Odoo kent per product de kostprijs en per orderlijn de verkoopprijs. Daarmee zie je de marge al tijdens het ingeven van de offerte, niet pas bij de kwartaalcijfers. Verkopers kunnen een ondergrens krijgen: onder een bepaalde marge is goedkeuring van een verantwoordelijke nodig.
In de rapportering zie je marge per klant, per productgroep en per periode. Zo wordt zichtbaar welke klant veel omzet maar weinig marge oplevert, en waar een prijsherziening nodig is. Hoe je voorraadwaarde en kostprijzen correct houdt, lees je in het artikel over voorraadbeheer voor groothandels in Odoo.
Hoe ging dat bij La Cantina?
La Cantina uit Lier is een broker in petfood-grondstoffen met 16 miljoen euro omzet. Contracten en prijsafspraken zaten verspreid over documenten en mailboxen. Een contractonderhandeling voorbereiden betekende uren zoeken en samenstellen.
Na de Odoo-implementatie door OBS staan afspraken centraal en gekoppeld aan klanten en producten.
Van 4 uur naar 30 minuten
voorbereidingstijd per contractonderhandeling
10 uur per week
minder administratie over het hele proces