Wat is uitbesteed werk in een maakbedrijf?
Bij uitbesteed werk (ook onderaanneming, loonwerk of subcontracting genoemd) gebeurt een deel van het productieproces buiten je eigen atelier. Er zijn twee varianten:
- Je levert het materiaal aan. Je stuurt gelaste frames naar de verzinker en krijgt ze verzinkt terug. Het materiaal blijft van jou.
- De onderaannemer koopt zelf in. De lasersnijder levert gesneden onderdelen uit zijn eigen plaat. Dan is het eerder een gewone aankoop van een halffabricaat.
De eerste variant is de lastige. Er ligt materiaal van jou bij iemand anders, het order staat stil tot het terug is, en de kost van de bewerking hoort bij het productieorder.
Waarom loopt het zo vaak mis?
| Probleem | Wat je merkt |
|---|---|
| Geen zicht op wat buiten ligt | "Zijn die frames al terug van de verzinker?" Iemand belt rond |
| Voorraad klopt niet | De frames staan in je voorraad, maar ze liggen in Genk |
| Planning negeert doorlooptijd | Montage is gepland op dinsdag, het coaten duurt tien werkdagen |
| Kost komt niet op het order | De factuur van de coater wordt geboekt op een algemene kostenpost |
| Leveringen niet gecontroleerd | Er komen 48 stuks terug in plaats van 50, niemand merkt het tot de montage |
Elk van die punten kost tijd of marge. Samen zorgen ze ervoor dat een order dat intern vlot liep, toch te laat en te duur buiten gaat.
Waarom volstaat een gewone inkooporder niet?
Veel bedrijven maken voor de coater een inkooporder voor "poedercoaten 50 stuks". Dat regelt de factuur, maar niet de rest:
- De inkooporder weet niet welk materiaal je meegeeft.
- Je voorraad weet niet dat dat materiaal nu buiten ligt.
- Je productieorder weet niet dat het moet wachten op die inkooporder.
- De kost van het coaten landt niet in de kostprijs van het product.
Het gevolg: de werkvoorbereider houdt een aparte lijst bij met "wat ligt waar", en de nacalculatie mist systematisch de kosten van de onderaannemer.
Hoe ziet het eruit als het goed geregeld is?
In een ERP zoals Odoo kun je onderaanneming als onderdeel van de stuklijst en het productieorder inrichten:
- Stuklijst van het type onderaanneming. Je legt vast welk product de onderaannemer maakt, welke componenten jij aanlevert en welke onderaannemer het doet.
- Inkooporder voor de bewerking. Bestel je het verzinkte frame bij de onderaannemer, dan weet het systeem welk materiaal je moet meegeven.
- Bevoorrading van de onderaannemer. Je maakt een levering naar de onderaannemer. Het materiaal staat daarna op een aparte locatie "bij onderaannemer X", nog steeds als jouw voorraad.
- Ontvangst. Bij ontvangst van de verzinkte frames wordt het aangeleverde materiaal automatisch verbruikt en het afgewerkte halffabricaat in voorraad genomen. Kom je 48 stuks binnen in plaats van 50, dan zie je dat meteen.
- Kost. De prijs van de onderaannemer telt mee in de kostprijs van het halffabricaat, en zo in de nacalculatie van het order.
Odoo Manufacturing ondersteunt onderaanneming in standaardfunctionaliteit, met een eigen voorraadlocatie per onderaannemer. Je hoeft er geen maatwerk voor te bouwen.
Een voorbeeld: frames naar de verzinker
Stel: een machinebouwer last 50 frames per week en laat ze extern verzinken.
Vandaag: de frames vertrekken met een vrachtbrief. De werkvoorbereider noteert in Excel dat ze weg zijn. Na twee weken belt de montage of ze terug zijn. De factuur van de verzinker wordt maandelijks op "externe bewerkingen" geboekt.
Met onderaanneming in het systeem: de inkooporder voor verzinken wordt aangemaakt vanuit de planning. De levering naar de verzinker verplaatst de frames naar de locatie van de verzinker. De montage ziet in de planning wanneer de frames verwacht worden. Bij ontvangst worden ze geteld en gecontroleerd, en de kost zit in de kostprijs van het eindproduct.
Illustratief voorbeeld.
Wat met doorlooptijd en planning?
Neem de doorlooptijd van elke onderaannemer op als levertermijn op het product of de leverancier. Dan plant je productie de stap ervoor op tijd, en de stap erna niet te vroeg. Meer over plannen zonder rekenblad lees je in productieplanning zonder Excel.
Hou ook bij hoe vaak een onderaannemer zijn termijn haalt. Na een paar maanden weet je met cijfers welke coater betrouwbaar is, in plaats van op gevoel.
Waar moet je op letten?
- Niet elke externe bewerking hoeft als onderaanneming. Koopt de onderaannemer zelf het materiaal, dan volstaat een gewone aankoop.
- Afval en uitval. Spreek af hoe je omgaat met afgekeurde stuks bij de onderaannemer, en registreer het. Anders klopt je voorraad nooit.
- Certificaten. Verzinkers leveren vaak een attest per lot. Hang het aan het lot, zoals bij traceerbaarheid.
Hoe begin je?
Maak een lijst van je onderaannemers en de bewerkingen die ze doen, met het jaarvolume. Begin met de onderaannemer waar het meeste materiaal naartoe gaat. Daar win je het snelst zicht en marge terug.
Wil je weten hoe dat er in jouw situatie uitziet? Een analyseworkshop brengt het in kaart, of doe eerst de gratis ERP-scan.