Wanneer heb je een productconfigurator nodig?
Een configurator is zinvol als je product:
- uit een vaste structuur bestaat (een poort, een rek, een machine, een kast),
- met keuzes die de prijs of de stuklijst veranderen (breedte, hoogte, materiaal, afwerking, opties),
- en waar niet elke combinatie mogelijk is (een bepaalde motor past niet bij de kleinste breedte).
Ontwerp je elk product helemaal opnieuw, dan zit je in maatwerkproductie en is een configurator niet de juiste vertrekbasis. Lees dan ERP voor enkelstuks- en maatwerkproductie.
Wat loopt er mis zonder configurator?
| Symptoom | Oorzaak |
|---|---|
| Elke verkoper rekent anders | Prijzen per optie staan in een eigen rekenblad of in iemands hoofd |
| Offertes met onmogelijke combinaties | Niemand controleert of de opties samen passen |
| Werkvoorbereiding belt verkoop na elk order | De offerte beschrijft wat de klant wil, niet wat er gemaakt moet worden |
| Opties worden vergeten te factureren | De optie stond in de tekst, niet als prijsregel |
| Offreren duurt dagen | De offerte wordt manueel samengesteld per aanvraag |
Het patroon: de kennis over het product zit bij twee of drie mensen. Zijn die afwezig, dan valt het offerteproces stil.
Varianten of opties: wat is het verschil?
Dat onderscheid bepaalt hoe je het inricht.
- Een variant is een vaste uitvoering van een product met een eigen artikelnummer, die je op voorraad kunt hebben. Bijvoorbeeld: rek, hoogte 2 m, gegalvaniseerd.
- Een optie of attribuutwaarde is een keuze die de prijs of samenstelling beïnvloedt, maar waarvoor je niet per se een apart artikel wilt. Bijvoorbeeld: een vrije breedte in centimeter, of een extra slot.
Als je elke combinatie als variant aanmaakt, explodeert je artikelbestand. Tien breedtes, vijf hoogtes, vier afwerkingen en drie opties geven al 600 varianten. De vuistregel: maak een variant als je de combinatie op voorraad legt of apart opvolgt. Hou de rest als keuze op het order.
Hoe werkt een configurator in een ERP?
In Odoo werkt het met attributen (breedte, kleur, motor) en waarden (1.200 mm, RAL 7016, 0,75 kW) op het product:
- Prijs per keuze. Elke waarde kan een meerprijs hebben. Kies je RAL-kleur op maat, dan komt die meerprijs automatisch op de offerte.
- Uitsluitingen. Je legt vast welke combinaties niet kunnen. De verkoper kan ze dan niet kiezen.
- Varianten maken: altijd, dynamisch of nooit. Je kiest per attribuut of Odoo meteen alle varianten aanmaakt, pas wanneer een combinatie verkocht wordt, of helemaal niet.
- Vrije waarden. Voor een maat die de klant zelf opgeeft, kun je een vrije invoer toestaan die op het order bewaard blijft.
- Doorstroming naar productie. De gekozen variant bepaalt welke regels van de stuklijst gelden. Componenten die alleen bij een bepaalde optie horen, komen alleen in het productieorder als die optie gekozen werd.
Zo stroomt wat verkoop kiest rechtstreeks door naar wat productie maakt. Hoe je de stuklijsten en varianten aan de productiekant opzet, lees je in stuklijsten en werkorders in Odoo.
Een voorbeeld: industriële rolpoorten
Stel: een maker van rolpoorten verkoopt drie modellen, in breedtes van 2 tot 6 meter, met vier afwerkingen en optionele motorisatie.
Vandaag: de verkoper rekent in een Excel met prijsformules, plakt het resultaat in een Word-offerte. Na het order stelt de werkvoorbereider de stuklijst samen op basis van de tekst. Twee keer per maand blijkt een optie vergeten.
Met een configurator: de verkoper kiest model, breedte, afwerking en motor in de offerte. De prijs volgt. Een motor die niet past bij de gekozen breedte kan niet gekozen worden. Na bevestiging staat de juiste uitvoering op het productieorder, met de juiste componenten.
Illustratief voorbeeld.
Waar ligt de grens van een standaardconfigurator?
Een standaardconfigurator in een ERP werkt met keuzes uit lijsten, meerprijzen en uitsluitingen. Hij rekent niet op basis van formules. Moet de lengte van een profiel automatisch volgen uit de breedte die de klant opgeeft, of moet het aantal schroeven afhangen van de oppervlakte, dan heb je regels nodig die verder gaan dan standaard. Dat kan met maatwerk of een gespecialiseerde configuratormodule, maar het is een bewuste keuze die je best maakt nadat je de standaard geprobeerd hebt.
De eerlijke vraag is: hoeveel van je offertes hebben die rekenregels echt nodig? Vaak is het een klein deel van het gamma.
Wat houdt bedrijven tegen?
Het werk vooraf. De regels van je product staan nergens volledig op papier. Ze uitschrijven, met de mensen die ze kennen, is de echte investering. Begin bij je best verkochte productfamilie. Een goed ingerichte configurator voor één familie levert meer op dan een half afgewerkte voor het hele gamma.
Wil je weten of jouw producten in een standaardconfigurator passen? Een analyseworkshop brengt het in kaart, of doe eerst de gratis ERP-scan.