Wat is een non-conformiteit?
Een non-conformiteit (afwijking, NCR) is het niet voldoen aan een eis. In een maakbedrijf komen ze uit vier bronnen:
| Bron | Voorbeeld |
|---|---|
| Interne productie | Een maatfout bij de eindcontrole, een las die afgekeurd wordt |
| Leverancier | Een levering met verkeerde staalsoort, een ontbrekend certificaat |
| Klant | Een klacht over een beschadigd of niet-werkend product |
| Interne audit | Een procedure die op de vloer anders gevolgd wordt dan beschreven |
Niet elke afwijking is even zwaar. Maar elke afwijking die je niet registreert, is een afwijking waar je niets uit leert.
Wat vraagt ISO 9001 precies?
ISO 9001 vraagt in essentie vier dingen bij een non-conformiteit:
- Reageren: de afwijking beheersen. Product apart zetten, herstellen, afkeuren of met toestemming vrijgeven.
- Oorzaak zoeken: waarom gebeurde het, en kan het elders ook gebeuren?
- Corrigerende maatregel: de oorzaak wegnemen, zodat het niet opnieuw gebeurt.
- Effectiviteit nagaan: werkte de maatregel?
En voor elk van die stappen moet je gedocumenteerde informatie bijhouden. In de editie van 2015 staat dit in de clausules over beheersing van afwijkende output en over afwijkingen en corrigerende maatregelen.
Wat verandert er met ISO 9001:2026?
De nieuwe editie van ISO 9001 is gepubliceerd op 16 september 2026. Certificeringsinstellingen hanteren een overgangsperiode van drie jaar, tot september 2029, en certificaten volgens de editie van 2015 blijven in die periode geldig. Volgens LRQA ligt de nadruk in de nieuwe editie onder meer op kwaliteitscultuur en ethisch gedrag, een duidelijker onderscheid tussen risico's en kansen, en sterkere eisen rond het beheer van wijzigingen. Het principe van afwijkingen en corrigerende maatregelen blijft. Vraag aan je certificeringsinstelling wanneer jouw overgangsaudit gepland is.
Corrigeren of corrigerende maatregel: wat is het verschil?
Dat onderscheid is de kern, en auditeurs vragen er bijna altijd naar:
- Correctie lost de afwijking zelf op: de verkeerde boring wordt opnieuw gedaan.
- Corrigerende maatregel neemt de oorzaak weg: de normtijd voor die bewerking wordt aangepast, de operator krijgt een opleiding, de tekening wordt verduidelijkt.
Wie alleen corrigeert, lost vandaag het probleem op en krijgt het volgende maand terug.
Hoe zoek je de oorzaak? 5 keer waarom en 8D
Voor eenvoudige afwijkingen volstaat 5 keer waarom: blijf "waarom?" vragen tot je bij een oorzaak komt die je kunt wegnemen.
Voor zware of terugkerende afwijkingen, of wanneer een klant het vraagt, werk je met een 8D-rapport: acht stappen van teamvorming en probleembeschrijving, via tijdelijke maatregelen en oorzaakanalyse, tot definitieve maatregel, preventie en afsluiting. Vooral in de toelevering aan de automotive en de machinebouw vragen klanten dat formaat.
Welke methode je ook kiest: registreer de oorzaak in een vaste categorie (materiaal, methode, machine, mens, meting, omgeving). Dan zie je na een jaar waar de afwijkingen echt vandaan komen.
Waarom loopt de opvolging zo vaak mis?
- Afwijkingen staan op vijf plekken. Een Excel bij de kwaliteitsverantwoordelijke, mails van klanten, notities op werkbonnen, een map met leveranciersklachten.
- Acties worden niet afgesloten. De maatregel is beslist, maar niemand controleert of ze uitgevoerd is en werkte.
- Geen link met het product. De afwijking staat genoteerd, maar niet bij welk order, welk lot of welke klant ze hoort.
- Geen kost. Afkeur, herwerk en extra transport worden niet aan de afwijking gekoppeld. Daardoor lijkt kwaliteit goedkoop.
- Audit-stress. Twee weken voor de audit wordt alles bijgewerkt.
Hoe organiseer je het in één systeem?
Het principe: elke afwijking wordt geregistreerd waar ze ontstaat, gekoppeld aan wat ze raakt, en blijft open tot de opvolging afgerond is.
- Melden waar het gebeurt. Een operator meldt een afwijking op de werkpost, een magazijnier bij ontvangst, een verkoper bij een klacht. Met foto.
- Koppelen. De melding hangt aan het productieorder, het lot, de leverancier of de klant. Zo zie je ook de traceerbaarheid erachter.
- Toewijzen en beslissen. De kwaliteitsverantwoordelijke beslist over de correctie en wijst de oorzaakanalyse toe.
- Maatregelen vastleggen. Correctie, corrigerende en preventieve maatregel, met verantwoordelijke en deadline.
- Afsluiten met bewijs. Pas na controle van de effectiviteit gaat de melding dicht.
- Analyseren. Per periode zie je afwijkingen per oorzaak, per leverancier, per werkpost.
In Odoo gebeurt dat met kwaliteitsmeldingen in Odoo Quality, met velden voor oorzaak en voor corrigerende en preventieve acties, gekoppeld aan productie, voorraad en aankoop. Een klacht die via de helpdesk binnenkomt, vertaal je in een kwaliteitsmelding, zodat alle afwijkingen op één plek staan.
Een voorbeeld: een terugkerende maatfout
Stel: bij de eindcontrole worden drie keer op twee maanden kokers afgekeurd met een te korte lengte. Elke keer wordt de koker opnieuw gezaagd. Er is dus drie keer gecorrigeerd, maar de oorzaak is nooit gezocht.
Met de meldingen in één systeem valt op dat alle drie op dezelfde zaag gebeurden, na een messenwissel. De corrigerende maatregel is een controle van de aanslag na elke wissel, opgenomen als controlepunt op die werkpost. Twee maanden later is er geen nieuwe melding. Dat is het bewijs van effectiviteit dat de auditeur wil zien.
Illustratief voorbeeld.
Wat houdt bedrijven tegen?
Het idee dat meer registreren meer administratie betekent. Dat klopt als registreren betekent: een formulier invullen dat niemand leest. Het omgekeerde gebeurt als de melding in tien seconden gebeurt, met een foto, op de plek waar het probleem zich voordoet, en als het team ziet dat er iets mee gebeurt.
Wil je weten hoe je je kwaliteitsopvolging in je bestaande processen inbouwt? Een analyseworkshop brengt het in kaart, of doe eerst de gratis ERP-scan.
Bronnen
- LRQA, ISO 9001 publication date confirmed: https://www.lrqa.com/en/latest-news/iso-9001-publication-date-confirmed/
- isocertificering.org, ISO 9001:2026 published: what is confirmed and what is not: https://isocertificering.org/en/insights/iso-9001-2026-published/