Je KMO digitaliseren: waar begin je?

Begin bij het probleem, niet bij de software

De meeste KMO's die willen digitaliseren, beginnen met de vraag welke software ze moeten nemen. Dat is de verkeerde eerste vraag. Een nieuw pakket lost niets op als niemand weet welk probleem het moet oplossen. Je verhuist dan je huidige manier van werken naar een duurder systeem.

Digitaliseren betekent in een KMO meestal iets heel concreets: minder overtypen, sneller factureren, weten wat er in voorraad ligt en niet meer zoeken naar die ene mail. Daar begin je.

Stap 1: waar verlies je vandaag tijd?

Neem een week en noteer elke keer dat iemand gegevens overtypt, iets opzoekt in een ander programma of op een collega wacht voor een antwoord. Vraag het ook aan je mensen in het magazijn, op de baan en op de boekhouding. Zij weten precies waar het vastloopt.

Herken je versnipperde Excel-bestanden, dubbele invoer of facturen die te laat vertrekken? In ben je klaar voor een ERP staan twaalf signalen die je helpen inschatten hoe groot het probleem is.

Stap 2: welk proces pak je als eerste aan?

Kies één proces, niet vijf. Het beste startpunt is het proces dat het meeste tijd kost en waar het meeste geld aan hangt. Bij een groothandel is dat vaak de orderverwerking. Een installatiebedrijf verliest meestal het meest tussen de werkbon en de factuur.

Eén goed gedigitaliseerd proces levert meer op dan vijf halve. Het geeft je team ook vertrouwen voor de volgende stap.

Stap 3: hoe zet je je data op orde?

Een nieuw systeem is maar zo goed als de gegevens die erin gaan. Kijk je klantenlijst, je artikels en je prijslijsten na voor je iets overzet. Dubbele klanten, artikels die al jaren niet meer verkocht worden en prijzen die alleen in iemands hoofd zitten, ruim je nu op.

Dat werk kan je zelf doen, ook voor je een pakket of partner gekozen hebt. Het bespaart je later migratiewerk, en dus geld.

Stap 4: losse tools of één systeem?

Pas nu kies je software. Voor een klein bedrijf met één knelpunt kan een losse tool volstaan, zoals een boekhoudpakket met een koppeling naar je bank. Werk je met voorraad, projecten of techniekers op de baan, dan loop je met losse tools snel tegen hetzelfde probleem aan: gegevens die je van het ene pakket naar het andere overzet.

Een ERP zoals Odoo brengt verkoop, voorraad, planning en boekhouding samen in één systeem. In boekhoudsoftware voor KMO's vergeleken zie je de opties naast elkaar. Wil je onafhankelijk advies voor je kiest, kijk dan bij ERP-advies en selectie.

Stap 5: hoe rol je het uit zonder je bedrijf stil te leggen?

Zet niet alles tegelijk aan. Start met het proces uit stap 2, laat je team er een paar weken mee werken en bouw dan verder. Zo blijft de impact op je dagelijkse werking beperkt en zie je snel of het werkt.

Waar zo'n traject het vaakst misloopt, lees je in de valkuilen bij een ERP-implementatie. Wil je daarna nog meer tijd winnen, dan is procesautomatisering in je KMO de logische volgende stap.

Hoeveel tijd vraagt digitaliseren?

Een richtlijn, geen belofte. Hoe snel het gaat, hangt vooral af van hoeveel tijd je eigen mensen kunnen vrijmaken.

Wat kost het om je KMO te digitaliseren?

Dat hangt af van wat je digitaliseert. Kies je voor Odoo, dan betaal je licenties per gebruiker: 19,90 euro per maand het eerste jaar en 24,90 euro daarna op het Standaard-plan. Medewerkers die alleen hun eigen verlof, onkosten of aanwezigheid beheren, kunnen een light-gebruiker zijn aan 7,90 euro per maand.

Daarbovenop komt de implementatie. Voor een KMO van 10 tot 50 medewerkers ligt die doorgaans tussen 15.000 en 80.000 euro all-in, bij OBS vooraf vastgelegd. Wat dat voor jouw bedrijf betekent, lees je in wat kost Odoo voor een Belgische KMO.

Waar begin je morgen?

Met een lijst. Schrijf deze week op waar je tijd verliest. Wil je er een tweede paar ogen bij, dan geeft de gratis ERP-scan je in een paar minuten een eerste beeld van waar je staat.