01 Over de klant
Een klein team, een merk dat sneller groeide dan de administratie
Wolvis maakt gebreide sjaals, handschoenen, sokken en kleding, in merinowol in de winter en katoen in de zomer. Het merk ontwerpt vanuit Gent. De productie zit dicht bij huis, met enkele uitzonderingen.
Het team is klein, de distributie niet: ruim 80 geselecteerde verkooppunten in België, Nederland, Duitsland, Frankrijk, Luxemburg, Zwitserland en de Verenigde Staten, naast de eigen webshop. Agenten volgen de wholesale op in België en Nederland.
02 De uitdaging
Master files die alles moesten dragen
- 1
Data in losse Excel-bestanden
Per collectie was er een master file met tabbladen voor voorraad, B2C, B2B, uitleningen, aankoop en KPI's. Een fout in één tabblad werkte door in alle andere.
- 2
Geen B2B-webshop
B2B-bestellingen kwamen binnen via mail, telefoon of de agent en werden met de hand overgetypt. Voor winkels was dat een drempel: mailen, catalogus opzoeken, wachten op antwoord.
- 3
Cijfers die niet klopten
Voorraad checken betekende tabellen naast elkaar leggen en hopen dat ze overeenkwamen. Agenten hadden geen toegang en moesten mailen voor de actuele voorraad.
- 4
Het kantelpunt
Wolvis groeide snel en het team werd groter. Met twee of meer mensen op hetzelfde bestand verdween de traceerbaarheid: wie heeft dit aangepast, en wanneer?
03 De complexiteit
Wat dit project niet standaard maakte
Eigen processen vertalen
De grootste moeilijkheid zat niet in de techniek. Wolvis moest leren inschatten wat Odoo kon, en de eigen werkwijze zo formuleren dat een consultant er iets mee kon.
Twee webshops, twee publieken
De consumentenwinkel draaide al op Shopify en moest blijven. De B2B-webshop kwam in Odoo, naast Shopify, met een koppeling. Bestellingen en voorraad komen zo in hetzelfde systeem.
Uitleningen aan fotografen
Stuks worden uitgeleend aan fotografen en stylisten. Vroeger een apart tabblad waar het overzicht wegliep; nu interne transfers met een deadline, zodat niets uit beeld verdwijnt.
04 De aanpak van OBS
Bouwsteen per bouwsteen, met een vaste projectmanager
01
Eerst praten, dan pas een demo
Wolvis vond OBS via Google. Waar andere leveranciers een demo en documentatie stuurden, volgde bij OBS een gesprek met Max, en daarna nog een met Max en Simon samen.
02
Thema per thema
De implementatie liep over ongeveer twee maanden, met wekelijkse tot tweewekelijkse meetings met Simon. Eerst de globale opzet, daarna telkens een niveau dieper.
03
Standaard Odoo, zo goed als geen maatwerk
E-mailmarketing bleef bewust buiten Odoo, in een tool die dichter bij de merkidentiteit staat. Minder onderhoud, en eenvoudiger upgraden.
04
Een ticketbord, en wat we eruit leerden
Tijdens de implementatie liep alles via een projectbord met tickets. Bij de latere upgrade werd dat bord niet opnieuw ingezet, en dat werd gemist. Het bord is sindsdien vast onderdeel van elk migratietraject.
"Wie kan inloggen en op zijn gemak kan rondkijken, haakt minder snel af dan wie een catalogus per mail moet opvragen."
05 De oplossing
Wat er vandaag staat
Voorraad met historiek
Je ziet waar iets naartoe verplaatst is, wanneer, door wie en met welke nota. Forecast staat in hetzelfde scherm.
Verkoop en agenten
Offertes komen uit het systeem met de actuele voorraad ernaast. Agenten zien 24/7 de voorraad en de status van hun orders.
B2B-webshop
De kern van het project. Winkels loggen in, zien wat op voorraad ligt en bestellen zelf bij, ook midden in een seizoen.
Shopify-koppeling
De consumentenwinkel blijft op Shopify en praat met Odoo. Bestellingen komen één op één binnen, zonder overtypen.
06 Het resultaat
Concrete cijfers
30 naar 10 minuten per offerte
Een offerte kostte 20 tot 30 minuten, plus een half uur heen en weer mailen. Vandaag een kwartier tot tien minuten, en een deel van de klanten bestelt zelf.
30 naar 5 minuten voorraadbeheer
Bij een nieuwe levering vijf tot tien minuten. Wat overblijft is het natellen van de levering zelf.
Meer dan dubbel zoveel bijbestellingen
In het eerste jaar na de lancering van de B2B-webshop. Die piek herhaalt zich niet elk jaar, maar de webshop blijft nieuwe klanten aantrekken.
Lagere commissie
Omdat agenten zelf hun orders en targets opvolgen, valt veel mailverkeer weg. Wolvis kon daardoor een lagere commissie afspreken.
Traceerbaarheid in plaats van nul fouten
Fouten zijn niet verdwenen, en Wolvis beweert dat ook niet. Ze zijn wel traceerbaar en ongedaan te maken. Klopt de voorraad niet, dan zie je waar, wanneer en door wie.
"Ik zou het zeker aanraden. Ik werk er zelf heel graag mee. Maar het hangt af van het soort bedrijf: je processen moeten matuur genoeg zijn. Voor bedrijven die werken zoals wij, zou ik het zeker aanraden."
07 Is dit herkenbaar?
Komen je B2B-bestellingen nog via mail en telefoon?
Deze case is herkenbaar voor merken en groothandels die aan winkels of dealers verkopen, waar bestellingen via mail en telefoon binnenkomen en de voorraad in Excel staat. Zeker als het team groeit: dan wordt het gebrek aan traceerbaarheid het echte pijnpunt. Voorwaarde is wel dat je processen stabiel genoeg zijn.