Grondige voorafgaande analyse
OBS startte met een grondige analyse van de werkelijke werking van Thermoduct, niet van een wensenlijst, maar van wat er elke dag echt gebeurt op de werkvloer.
KLANTCASEMAAKINDUSTRIE EN INSTALLATIE
Van versnipperde tools naar een systeem dat meegroeit
Thermoduct NVMortsel60 jaar fabrikant van oppervlakteverwarming
Hoe Thermoduct met OBS en Odoo afstapte van een verouderd ERP in Nederland en een centrale werkomgeving bouwde voor CRM, planning, verkoop, voorraad en boekhouding.
- 60+ jaar
- fabrikant
- 450000 m²
- vloerverwarming per jaar
- 20 medewerkers
- Belgische vestiging
In het kort
Thermoduct, Belgische fabrikant van oppervlakteverwarming met meer dan 60 jaar ervaring, verving Exact Globe en een losse planningstool door een Odoo-omgeving. OBS Solutions, Belgisch Odoo Gold Partner, leverde een vaste-prijs implementatie waarin CRM, verkoop, voorraad, planning en boekhouding samenwerken in plaats van via VPN met Nederland.
01 Over de klant
Thermoduct: 60 jaar oppervlakteverwarming vanuit Mortsel
Thermoduct is al meer dan 60 jaar fabrikant en systeemintegrator van oppervlakteverwarming en -koeling. Vanuit Mortsel ontwerpen, leveren en installeren ze vloer-, wand- en plafondsystemen voor woningen, ondergrondse parkings, casino's en high-end nieuwbouw. Gemiddeld goed voor meer dan 450.000 m² vloerverwarming per jaar.
De Belgische vestiging maakt deel uit van een Nederlandse moedergroep, maar bedient een andere markt en werkt met een eigen team van zo'n 20 vaste medewerkers, van studiebureau en planning tot installateurs en magazijn. Onder leiding van algemeen directeur Vincent Van Puyvelde stond de organisatie de afgelopen jaren voor een duidelijke opdracht: klaar zijn voor de volgende 60 jaar.
02 De uitdaging
Een ERP dat nooit voor deze organisatie was gebouwd
Het bestaande IT-landschap was historisch gegroeid en niet meer afgestemd op hoe Thermoduct vandaag werkt:
- Het ERP-pakket (Exact Globe) draaide op de server van het moederbedrijf in Nederland. Iedereen moest via VPN inloggen, met permanente vertraging als gevolg.
- Het systeem was gebouwd voor een andere soort organisatie en sloot niet aan op de Belgische werking.
- Er was geen CRM. Twee verkopers werkten zonder centrale opvolging, zonder gedeelde pipeline, zonder structuur om opportuniteiten op te volgen.
- De planningstool stond volledig los van het ERP. Materiaalverbruik, werkbonnen en uurregistratie moesten dubbel ingevoerd worden.
- Connectoren bouwen tussen die losse pakketten was telkens een moeizaam verhaal.
De zoektocht begon bij de behoefte aan een CRM. Maar elk CRM-pakket bleek vast te lopen op hetzelfde punt: het moest gekoppeld worden aan een ERP dat eigenlijk al aan vervanging toe was. Een halve stap was geen optie meer.
Kern van de complexiteit
Dit was geen CRM-implementatie
Niet de software, maar de overgang van vier losstaande systemen naar een gekoppelde flow waarin elke ingave consequenties heeft.
- Drie fundamenteel verschillende werelden moesten op een platform: boekhouding, projectplanning voor installaties op werven, en de commerciele opvolging van twee verkopers.
- De productstructuur in het oude ERP was een product is een lijntje. Voor een fabrikant met collectoren in tientallen varianten leidde dat tot een onhoudbare database.
- Het bestaande planningssysteem werkte goed op zich, maar deelde geen enkele lijn met het ERP. Materialen en uren werden in twee systemen ingegeven.
- In een geintegreerd systeem heeft elke fout in voorraad of planning meteen impact op offerte, factuur en boekhouding. Dat vroeg een nieuwe manier van werken.
04 De aanpak van OBS
Wat voor Vincent het verschil maakte
Thermoduct vergeleek twee Odoo-implementatiepartners. Beide kregen dezelfde context. Wat het verschil maakte, was niet de prijs op zich, het was de manier waarop OBS de analyse en implementatie aanpakte.
Scope per module uitgewerkt
Per module zwart op wit: wat kan standaard in Odoo, wat past niet, wat moet gebouwd worden. Geen abstracte beloftes, een tastbaar verhaal waar Vincent op kon beslissen.
Vaste prijs
Geen open einde, geen budget-drift achteraf. Dat gaf rust om door te zetten, ook toen tijdens de implementatie extra inzichten opdoken.
Een projectmanager
Een aanspreekpunt van begin tot einde, dat de context kent, ook wanneer beslissingen tussen modules met elkaar moeten kloppen.
05 De oplossing
Een Odoo-omgeving voor het volledige bedrijf
Webgebaseerd. Geen VPN. Geen connectoren tussen vier losstaande pakketten.
CRM
Volledige opvolging van verkopers en hun pipeline.
Verkoop
Offertes rechtstreeks gekoppeld aan producten, productie en planning.
Voorraad
Productvarianten in plaats van duizenden losse productlijnen.
Planning
Taken, materialen en uren komen op een werf samen.
Boekhouding
Automatisch gevoed vanuit de operationele flow.
Bewust werd gekozen om zo veel mogelijk te bouwen op standaard Odoo. Maatwerk werd alleen ingezet waar de business er echt om vroeg, zodat upgrades en uitbreidingen later eenvoudig blijven.
06 Het resultaat
Wat er vandaag anders is
1centraal systeem
0dubbele invoer
5modules geintegreerd
- De verkopers werken voor het eerst met een echt CRM. Opportuniteiten worden centraal opgevolgd, niemand werkt nog op eigen Excel of mail.
- Planning van materialen, uren en taken loopt automatisch mee. Dubbele invoer in een aparte planningstool is verdwenen.
- Boekhouding en operations zitten in hetzelfde systeem. Fouten komen sneller naar boven omdat alles met elkaar verbonden is, wat een groot nadeel leek, blijkt een voordeel.
- De productstructuur is herwerkt naar varianten. De database is overzichtelijker en uitbreidbaar voor de toekomst.
- De omgeving is uitbreidbaar in eigen tempo. Barcode-scanning, HR-evaluaties en wagenparkbeheer staan op de planning, zonder nieuwe tools of leveranciers.
De belangrijkste shift
Een centrale werkomgeving in plaats van vier losse pakketten en een trage VPN-verbinding met Nederland.
Vincent Van Puyvelde
Algemeen directeur, Thermoduct NV
Wat ons overtuigde, was niet de prijs op zich, maar het feit dat OBS vooraf grondig had gekeken naar hoe wij echt werken. In hun voorstel stond per module zwart op wit wat kan, wat niet kan en wat we moeten bouwen. Bij software is dat zeldzaam tastbaar.
Vandaag werken CRM, planning, productie en boekhouding samen in een systeem. Wat verrast, is hoe ver we het kunnen uitbreiden zonder een nieuw pakket te moeten zoeken. Barcode, HR, wagenpark, het zit er gewoon in.
07 Is dit herkenbaar?
Werk je in productie of installatie en herken je dit verhaal?
Herkenbaar voor productie- en installatiebedrijven die jarenlang gewerkt hebben met een ERP dat eigenlijk niet voor hun organisatie is gebouwd, vaak overgenomen van een moedergroep of een leverancier. Wanneer de behoefte aan CRM, voorraad of planning bovenkomt, blijkt al snel dat losse pakketten erbij plakken het probleem niet oplost. Dan is een fundamentele herziening de eerlijke keuze, en die is, met een vaste prijs en een duidelijke scope, perfect haalbaar.
Veelgestelde vragen
Wat je nog wil weten over een Odoo-implementatie zoals deze
Een implementatie zoals bij Thermoduct, met CRM, verkoop, voorraad, planning en boekhouding, duurt bij OBS gemiddeld 4 tot 7 maanden van kick-off tot go-live. De doorlooptijd hangt af van het aantal modules, de complexiteit van de productstructuur en de beschikbaarheid van het klantteam tijdens workshops.
OBS werkt altijd met een vaste prijs op basis van een grondige voorafgaande analyse. De investering voor een vergelijkbaar traject ligt typisch tussen 45.000 en 90.000 euro, afhankelijk van het aantal modules en de mate van maatwerk. Geen open einde, geen budget-drift achteraf.
Ja. Odoo dekt de volledige operationele flow van een productiebedrijf, van CRM en verkoop tot voorraad, productie en boekhouding. Thermoduct verving Exact Globe en een aparte planningstool door een Odoo-omgeving, webgebaseerd en zonder VPN-vertraging.
Standaard Odoo is sneller te implementeren, makkelijker te onderhouden en eenvoudiger te upgraden. OBS bouwt enkel maatwerk waar de business er echt om vraagt. Bij Thermoduct werd het overgrote deel van de processen met standaard Odoo opgelost, met enkele gerichte uitbreidingen voor productvarianten en planning.
Odoo bevat meer dan dertig modules die op elkaar zijn afgestemd. Bij Thermoduct staan barcode-scanning in het magazijn, HR-evaluaties en wagenparkbeheer al op de planning, zonder nieuwe leveranciers, nieuwe pakketten of nieuwe connectoren. Je bouwt uit in eigen tempo.
OBS Solutions is een Belgisch Odoo Gold Partner gespecialiseerd in KMO-implementaties voor productie, installatie en maakindustrie. Thermoduct koos OBS omdat de pre-analyse alomvattender was dan die van de andere partner, omdat de scope per module concreet was uitgewerkt, en omdat de prijs vast stond.
Benieuwd hoe dit voor jouw bedrijf kan werken?
Plan een vrijblijvende kennismaking
We luisteren eerst, dan analyseren we, dan stellen we voor, aan een vaste prijs.