01 Over de klant
Maatwerk met een eigen fabriek en drie showrooms
Kovera maakt keukens, badkamermeubels en kasten op maat, voor woningen, appartementen en kantoren. Het bedrijf heeft meer dan 55 jaar ervaring, een eigen productie en ontwerpafdeling in Hulshout en showrooms in Geel, Sint-Joris-Winge en Heist-op-den-Berg.
De boekhouding gebeurt intern: uitgaande facturen naar eindklanten, inkomende facturen en de volledige boekhouding, behalve de btw-aangifte en de jaarafsluiting. Dat gebeurt voor meerdere vennootschappen.
02 De uitdaging
Facturen intikken, afdrukken en inscannen
- 1
Alles manueel
Alle facturen werden manueel ingetikt in het facturatieprogramma.
- 2
Geen pdf
Het oude programma kon geen pdf van een factuur maken. Facturen werden afgedrukt en daarna weer ingescand.
- 3
Software zonder toekomst
Het programma was oud en werd bijna niet meer ondersteund. Met Peppol op komst was dat geen houdbare situatie.
- 4
Het kantelpunt
Peppol, een verouderd pakket en de wil om digitaler te werken en de klantervaring te verbeteren. Omdat het pakket los stond van de rest, kon Kovera met een schone lei beginnen.
03 De complexiteit
Twee systemen naast elkaar, en meerdere vennootschappen
Offertes blijven in de ontwerpsoftware
Een keuken verkopen vraagt een tekening. Offertes komen uit ontwerpsoftware en orders zitten in een dossierbeheersysteem buiten Odoo. Odoo moest daarmee samenwerken.
Facturen uit een ander systeem
Facturen worden geladen vanuit het dossierbeheer. Een automatisch script werkt dagelijks de klantgegevens bij en maakt de facturen aan in Odoo.
Meerdere vennootschappen tegelijk
De boekhouding loopt voor verschillende vennootschappen. Die moesten zonder onderbreking over, zonder dat facturen bleven liggen.
Bewust laag gehouden
Kovera koos zelf voor zo weinig mogelijk complexiteit: standaard Odoo, weinig data uit het oude systeem en zo weinig mogelijk vaste koppelingen. Elke koppeling is een risico bij een upgrade.
04 De aanpak van OBS
Geoefend, gepland en in één weekend over
01
Twee keer oefenen
In de twee maanden voor de overstap oefende Kovera de afsluiting van het oude systeem.
02
Een rustige periode kiezen
Eind mei, begin juni werd het oude systeem een week afgesloten. De overstap gebeurde in één weekend.
03
Eerst de belangrijkste vennootschappen
Op maandag startten de operationeel belangrijkste vennootschappen. De andere drie à vier volgden twee à drie weken later, toen de kinderziektes eruit waren.
04
Investeren in opleiding
Pieter en zijn medewerkers volgden twee dagen Odoo-boekhouding in Antwerpen. Daar raakte het team enthousiast. OBS bleef daarna sparringpartner.
"Ik heb mijn partner die het kan oplossen, en Odoo zorgt ervoor dat er niet veel fout kan gaan. Dat geeft vertrouwen."
05 De oplossing
Facturatie die vanzelf loopt
Inkomende en uitgaande facturen
Vanaf dag één goed: facturen komen binnen via de uploadfunctie en gaan digitaal naar de klant.
Dagelijks script
Klantgegevens en facturen uit het dossierbeheer worden elke dag automatisch bijgewerkt in Odoo.
Brieven vanuit Odoo
Brieven naar klanten vertrekken rechtstreeks uit Odoo, in plaats van afgedrukt en verstuurd.
Stap voor stap uitbreiden
Na twee à drie maanden kwamen debiteurenbeheer en analytisch boeken erbij, pas toen de basis liep.
06 Het resultaat
Een sterke businesscase op de boekhouding
Van 2,8 naar 1,5 FTE
De boekhouding draait met 1,5 FTE in plaats van 2,8. Kovera vindt dat net te krap en verwacht op 2 FTE te landen.
20 à 30% minder fouten
Minder manueel overtypen betekent minder fouten in de facturatie.
Meer facturen in één keer betaald
Door aangepaste teksten op de facturen wordt 20 à 30% van de facturen vaker in één keer betaald.
Ruimte voor meer
Aanmaningen, betalingen vanuit Odoo en consolidatie over de vennootschappen staan nog op de lijst. Tijd is vandaag de grootste beperking.
Eerlijk over wat nog niet goed zit
De consolidatie van cijfers over de vennootschappen vindt Kovera vandaag onvoldoende. En Studio maakt het misschien te makkelijk om velden toe te voegen. Beide punten staan op de lijst om samen te bekijken.
"Iedereen denkt dat zijn bedrijf specifiek is, maar er zijn heel weinig bedrijven die echt speciaal zijn. 90% van de bedrijven zou perfect binnen Odoo moeten kunnen werken."
07 Is dit herkenbaar?
Tik je facturen nog over uit een ander systeem?
Deze case is herkenbaar voor productie- en interieurbedrijven met meerdere vennootschappen, waar offertes uit ontwerpsoftware komen en de boekhouding intern gebeurt. Zeker als het oude pakket Peppol niet meer kan volgen.