01 Over de klant
Van 3D-ontwerp tot installatie
Fitness Depot verkoopt fitnessmateriaal van merken als Martech, Concept2 en Body-Solid, vanuit een showroom en magazijn in Ranst. Klanten zijn particulieren met een thuisgym, maar ook kinepraktijken, personal trainers, bedrijven en hotels.
Het bedrijf tekent de ruimte eerst in 3D, levert en installeert met een eigen team en doet later het onderhoud. Dat betekent veel artikels, grote stukken in voorraad en offertes die verzorgd moeten zijn.
02 De uitdaging
Excel, WhatsApp en tellen met de hand
- 1
Inkoop in Excel
De inkoop werd bijgehouden in Excel. De voorraadwaarde doorgeven aan de boekhouder was telkens een moeilijke oefening.
- 2
Voorraad met de hand geteld
Alles werd handmatig geteld. Dat kostte uren, en de cijfers klopten niet altijd.
- 3
Offertes per WhatsApp
Offertes gingen per e-mail of via WhatsApp. Weinig professioneel voor een bedrijf dat volledige gyms inricht.
- 4
Het kantelpunt
Er slopen fouten in de werking. Bepaalde zaken werden niet gefactureerd, en het manuele werk ging ten koste van de professionaliteit. Het tellen en het heen en weer sturen van Excels werd alsmaar tijdrovender.
03 De complexiteit
Losse systemen samenbrengen
Drie systemen naast elkaar
De webshop draaide op WooCommerce, communicatie liep via e-mail en de boekhouding zat in een apart programma. Niets was gekoppeld.
Voorraad als basis
Grote toestellen, wisselende levertijden en verkoop via winkel en web. De voorraad moest kloppen voor iedereen: verkoop, magazijn en boekhouding.
Data migreren
De bestaande gegevens moesten mee. Pas toen de datamigratie achter de rug was, zag het team het geheel.
04 De aanpak van OBS
Workshop na workshop, tegen een vaste prijs
01
Vaste prijs vooraf
De vaste prijs was voor Fitness Depot doorslaggevend bij het vergelijken. De offerte voor de implementatie kwam exact overeen met de eindfactuur.
02
Hypercare mee begroot
De ondersteuning na de go-live zat al in de prijs. Zo kon het traject zorgeloos starten.
03
Stap voor stap vertrouwen
In het begin twijfelde het team, omdat ze het geheel nog niet voor zich zagen. Workshop na workshop werd het duidelijker.
04
Demo's met de uitzonderingen
Fitness Depot vroeg voldoende demosessies aan, ook voor de uitzonderingen, om vroeg een goede look and feel van het systeem te krijgen.
"De offerte voor de implementatie kwam exact overeen met de uiteindelijke factuur. Dat apprecieerden we enorm bij een IT-traject."
05 De oplossing
Eén platform voor het hele bedrijf
Aankoop en voorraad
Inkoop en voorraad zitten in Odoo. De voorraadwaarde klopt zo goed als altijd meteen.
Offertes en CRM
Verzorgde offertes met een strak design, gekoppeld aan het CRM en de afspraken met de klant.
Webshop
De webshop is gekoppeld aan de voorraad en het CRM.
Boekhouding
De boekhouding zit in hetzelfde systeem. Geen apart programma meer.
06 Het resultaat
Iedereen weet wat er klaargezet moet worden
Alles centraal
Iedereen weet wat er klaargezet en besteld moet worden, en welke afspraken er met klanten gemaakt zijn.
Voorraad die klopt
Geen urenlang tellen meer. De voorraad klopt zo goed als altijd meteen.
Verzorgde offertes
Offertes vertrekken uit Odoo met een strak design, niet meer via WhatsApp.
Eenvoudiger rapporteren
De data stroomt overal door, wat de rapportage een stuk eenvoudiger maakt.
Waarom de vaste prijs telde
Voor Fitness Depot was het belangrijk om dit traject zorgeloos en tegen een vaste prijs te kunnen aangaan. Dat werd het doorslaggevende punt bij het vergelijken van partners.
"Vraag voldoende demosessies aan en denk daarbij ook aan de uitzonderingen. En kies een partner die bereid is om met een vaste prijs te werken. Dat was voor ons het doorslaggevende punt."
07 Is dit herkenbaar?
Tel je je voorraad nog met de hand?
Deze case is herkenbaar voor distributeurs en installateurs die verkopen aan particulieren en professionals, met een webshop, een showroom en grote artikels in voorraad. Zeker als inkoop en voorraad vandaag in Excel zitten en offertes per bericht vertrekken.