Wat is equipment history?
Equipment history is het datamodel dat een fysieke machine — een heftruck, een kraan, een productie-asset — koppelt aan al zijn levensloop-events: aankoop, leveringsdatum, onderhoud, parts-verbruik, service-interventies, garantie, draaiuren. Het object dat we in Odoo gebruiken is Equipment, met daaraan gekoppeld: Sales Order van de oorspronkelijke verkoop, Maintenance Requests, Field Service Tasks, en de bijhorende Invoices.
Wat het NIET is: een statische registratie. Equipment history evolueert per interventie. Een goed opgezet model laat finance en service realtime samen werken op dezelfde data. Equipment history is geen feature die je aanvinkt.
Hoe Odoo equipment history opbouwt (datamodel)
Het datamodel rust op vier kern-objecten en hun relaties. De Maintenance-module vormt hiervan de kern, gekoppeld aan verkoop, voorraad en field service. Odoo Maintenance levert het Equipment-object.
| Object | Wat het bevat | Waaraan gekoppeld |
|---|---|---|
| Equipment | Machine met serial-nummer, model, jaar van fabricatie, klant, garantie, locatie | Klant (Partner), Onderhoudstype |
| Maintenance Request | Preventieve of correctieve onderhoudsactie | Equipment, Technieker, Parts-verbruik |
| Field Service Task | Interventie op locatie, werkbon, klantvoorraad | Equipment, Technieker, Sales Order, Invoice |
| Stock Move | Parts-verbruik bij interventies of installaties | Equipment, Maintenance Request of Field Service Task, Lot/Serial |
Belangrijk: dezelfde Equipment kan jaren bestaan. Eerst verhuurd, dan verkocht, dan onderhouden. Bij elke fase blijft de history bewaard. Bij een doorverkoop migreert de history mee — of niet, afhankelijk van keuze.
Vijf concrete toepassingen
Vijf gevallen waarvoor Belgische dealers en service-bedrijven dit dagelijks gebruiken. Ze sluiten naadloos aan op de bredere machinery-aanpak van OBS.
1. Marge per machine
Dashboard dat per Equipment toont: cumulatieve service-omzet, parts-marge, doorgerekende uren, en geprognosticeerde service-kost voor de komende 12 maanden. Verliesgevende service-contracten worden zichtbaar in maand drie, niet bij de jaarafsluit.
2. Onderhoudstrigger op draaiuren
Maintenance Requests worden automatisch aangemaakt wanneer een teller op het Equipment een drempelwaarde bereikt — 500 uur, 1000 uur, 2000 uur. Geen kalender-gebaseerde planning meer voor assets die intensief draaien.
3. Parts recall
Bij een fabricage-issue met een batch onderdelen identificeer je in seconden welke Equipments het defecte lot ontvingen. Lot/Serial-tracking koppelt aan Stock Move, Stock Move koppelt aan Equipment.
4. Garantie-tracking
Garantieperiode per Equipment, automatische facturatie-check: valt deze interventie binnen of buiten garantie? Service-techniekers weten direct of de klant betaalt of de fabrikant.
5. Klant 360-overzicht
Eén klantfiche toont alle Equipments van deze klant, hun servicegeschiedenis, openstaande contracten, geplande interventies en gefactureerde bedragen. Verkoop, service en finance kijken naar dezelfde data.
Wat je verliest zonder equipment history
Drie concrete pijnpunten die OBS bij elke nieuwe machinery-prospect tegenkomt.
| Situatie | Zonder equipment history | Met equipment history in Odoo |
|---|---|---|
| Klant belt over machine uit 2022 | Speurwerk in Excel of papier, terugbellen na een uur | Volledige history zichtbaar in 30 seconden |
| Service-marge per machine bekijken | Maandelijkse Excel-extract, drie mensen, marge bekend met vertraging | Realtime dashboard, marge zichtbaar zodra factuur geboekt |
| Parts recall door fabrikant | Telefoonrondes en handmatig zoeken in service-rapporten | Filter op Lot, lijst klanten in een klik |
| Garantie-status onbekend tijdens interventie | Technieker discutieert achteraf met klant over factuur | Status zichtbaar in mobile app tijdens interventie |
Veelgemaakte fouten in implementatie
Vier patronen die OBS terugziet bij dealers die equipment history zonder begeleiding probeerden te implementeren.
- 1. Equipment aanmaken zonder serial-nummer-discipline. Eén verkeerd ingevoerd nummer en de history is afgesneden.
- 2. Maintenance Requests niet koppelen aan Equipment. Dan zit de data wel in Odoo, maar verbonden aan niets.
- 3. Parts-verbruik via losse Stock Moves zonder koppeling. Marge per Equipment wordt onmogelijk berekenbaar.
- 4. Field Service zonder klant-tekening. Bij geschil over de uitgevoerde interventie heeft niemand bewijs.
Bij OBS lossen we deze vier fouten op in de eerste twee weken van de implementatie. Niet erna.
Wanneer is equipment history overkill?
Niet elke machinery-business heeft equipment history nodig. Drie indicatoren wanneer het te zwaar is:
- Je verkoopt machines maar levert geen na-verkoopservice. Dan is een eenvoudig Sales-spoor voldoende.
- Je hebt minder dan 50 machines actief in service. Excel werkt nog.
- Je hebt geen multi-klant service-flow. Een interne maintenance-administratie zonder klantcontract is met de gewone Maintenance-module afgedekt.
In die gevallen activeert OBS Equipment-objecten beperkt — geen volledige history-structuur. Voor heftruckdealers met intensieve after-sales loont de volledige opzet zich wel, zoals beschreven in de complete machinery-gids.