ERP is een van die termen die in elk softwaregesprek valt, maar die zelden iemand uitlegt. Hier lees je in gewone taal wat het is, hoe het werkt en wanneer het voor een KMO zinvol wordt.
Wat is ERP?
Een ERP is een softwaresysteem waarin je de belangrijkste processen van je bedrijf beheert: verkoop, aankoop, voorraad, productie, facturatie en boekhouding. Het verschil met losse programma's is dat alles in dezelfde database zit.
Neem een klant die een bestelling plaatst. In een ERP wordt die order meteen zichtbaar voor het magazijn, verlaagt de voorraad na levering en maakt de boekhouding de factuur op zonder dat iemand iets overtikt.
Wat betekent ERP letterlijk?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Vrij vertaald: het plannen van de middelen van je onderneming.
Die middelen zijn heel concreet: je voorraad, je mensen, je machines, je tijd en je geld. Een ERP helpt je die zo te plannen dat een order op tijd de deur uit gaat, zonder dat je te veel stock of te weinig capaciteit hebt.
Hoe werkt een ERP-systeem?
Een ERP bestaat uit modules die op een gemeenschappelijke database draaien. Elke module dekt een stuk van je werking, maar ze delen dezelfde klanten, producten en prijzen.
Zo loopt een order door een ERP:
- Je verkoper maakt een offerte en zet die na akkoord om in een order.
- Het magazijn ziet de order meteen en reserveert de voorraad.
- Na levering wordt de voorraad automatisch afgeboekt.
- De factuur vertrekt op basis van wat echt geleverd is.
- De boekhouding ziet de factuur en later de betaling, zonder overtikken.
Zonder ERP gebeuren die stappen vaak in drie of vier aparte programma's, met een Excel-lijst ertussen. Elke overgang is een plek waar fouten sluipen.
Welke onderdelen zitten in een ERP?
Welke modules je gebruikt, hangt af van je bedrijf. De meest voorkomende:
- Verkoop en CRM: offertes, orders en opvolging van klanten.
- Aankoop: bestellingen bij leveranciers en inkoopprijzen.
- Voorraad: stock, locaties, leveringen en inventaris.
- Productie: stuklijsten, werkorders en planning.
- Facturatie en boekhouding: facturen, betalingen, btw en rapportering.
- Projecten en uren: planning, tijdsregistratie en nacalculatie.
Je hoeft niet met alles tegelijk te starten. Welke modules je echt nodig hebt, lees je in Odoo modules: welke heb je echt nodig?.
Wat is het verschil tussen ERP, CRM en een boekhoudpakket?
Die drie worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze dekken een ander stuk van je bedrijf.
- Boekhoudpakket: registreert wat al gebeurd is. Facturen, betalingen, btw-aangifte. Denk aan Yuki, Octopus of WinBooks.
- CRM: beheert je klanten en verkoopkansen tot aan de offerte. Denk aan Teamleader of Pipedrive.
- ERP: verbindt alles daartussen en erna. Van offerte en voorraad tot levering, factuur en boeking, in een systeem.
Een ERP vervangt dus vaak zowel je CRM als je facturatie, en werkt samen met je boekhouder. Meer over de verschillen lees je in wat is CRM en in boekhoudsoftware voor KMO's vergeleken.
Waar komt de term ERP vandaan?
ERP groeide uit MRP, material requirements planning. Dat waren systemen uit de jaren zestig en zeventig die berekenden welke materialen een fabriek nodig had.
In de jaren tachtig kwamen daar capaciteit en financien bij. Begin jaren negentig gaf onderzoeksbureau Gartner dat bredere geheel de naam ERP. Vandaag draaien de meeste ERP-systemen in de cloud en zijn ze ook voor KMO's betaalbaar.
Draait een ERP in de cloud of op een eigen server?
Allebei kan. Bij een cloud-ERP betaal je een abonnement en zorgt de leverancier voor servers, updates en back-ups. Bij een on-premise ERP draait de software op je eigen server en beheer je dat zelf.
Voor de meeste KMO's is de cloud vandaag de logische keuze. Voor Odoo leggen we de opties uit in Odoo Online, Odoo.sh of on-premise.
Is een ERP iets voor een KMO?
De omvang van je bedrijf beslist dat niet. Je werkwijze wel. Tik je gegevens twee keer in, leeft je voorraad in Excel of weet je pas aan het einde van het kwartaal of een klant winstgevend was? Dan loont een ERP meestal.
Check het met de 12 signalen dat je klaar bent voor een ERP. Wil je weten welk pakket bij je past en wat het kost, lees dan de complete gids over ERP voor KMO's.