Een serieuze offerte begint niet met een prijs. Hij begint met een workshop. Dit artikel legt uit waarom.
De fout die de meeste ERP-projecten maken
De klassieke fout is dat de prijs er is voordat iemand de processen kent. Het systeem wordt verkocht op basis van aannames, en pas tijdens de implementatie komt naar boven wat er echt nodig is. Dan is het te laat: de scope verschuift, het budget loopt uit en de verhouding met de partner verzuurt.
Wat een ERP-workshop precies is
Een ERP-workshop is een gestructureerde sessie waarin een consultant samen met jouw team je processen in kaart brengt. Niet 'welke modules wil je', maar 'hoe loopt een order bij jullie binnen, wie doet wat, waar gaat het mis en wat moet beter'. Het is een gesprek over je bedrijf, niet over software.
Wat een workshop oplevert
Een goede workshop levert vier concrete dingen op die je daarna zwart op wit hebt.
AS-IS
Een helder beeld van je processen
Hoe werkt je bedrijf vandaag echt? Vaak is dit op zich al verhelderend, omdat verschillende afdelingen voor het eerst samen het volledige proces zien.
TO-BE
Een gewenste situatie
Waar wil je naartoe? Welke stappen kunnen weg, welke moeten geautomatiseerd, waar zit dubbel werk?
Scope
Een afgebakende scope
Wat zit er in het project en wat niet. Dit is de basis voor een betrouwbare prijs en voorkomt discussies achteraf.
Risico's
Quick wins en risico's
Waar boek je snel winst, en waar zitten de valkuilen die je project kunnen vertragen?
Hoe een workshop verloopt
Voorbereiding
Je verzamelt wie de sleutelprocessen kent en welke vragen je hebt.
Sessie
De consultant overloopt je processen afdeling per afdeling en stelt door tot het volledige plaatje klopt.
Uitwerking
De bevindingen worden vertaald naar een scoping-document met AS-IS, TO-BE en scope.
Offerte
Pas hierna volgt een onderbouwde prijs, gebaseerd op wat echt nodig is.
De link met een vaste prijs
Een workshop en een vaste prijs horen bij elkaar. Zonder afgebakende scope kan niemand een betrouwbaar vast bedrag geven. De workshop levert die scope, en daarmee wordt een vaste prijs mogelijk in plaats van een gok. Wie een vaste prijs belooft zonder eerst je processen te kennen, belooft iets wat hij niet kan waarmaken.
Hoe je je voorbereidt
Je hoeft niets uit te werken vooraf. Zorg dat de mensen die je processen echt kennen aanwezig zijn, en kom met je grootste frustraties en je belangrijkste doelen. De rest haalt een goede consultant er met de juiste vragen wel uit.
Twijfel je of je klaar bent voor een workshop? Doe eerst de ERP-scan, of plan een gesprek om te kijken wat in jouw geval de logische eerste stap is.
Hoe zo'n traject per sector uitpakt, ontdek je in onze klantverhalen — bekijk je sector. Een concreet resultaat zie je bij een KMO die twee tot drie dagen per week wint op de boekhouding.
Klaar voor de stap erna? Lees zo verloopt een Odoo-implementatie bij OBS.