01 Over de klant
Signalisatie van analyse tot plaatsing
Sign & Display maakt signalisatie: bewegwijzering, lichtreclame, binnen- en buitensignalisatie en veiligheidssignalisatie, van analyse tot plaatsing. Het bedrijf is ruim 40 jaar actief, werkt vanuit Diest en Kapellen en bedient klanten in zorg, retail, financiën, onderwijs en overheid in België en Nederland. Maarten Vrijsen is gedelegeerd bestuurder.
Elk dossier loopt langs ontwerp, calculatie, productie en plaatsing. Veel kleine onderdelen, veel versies, veel handen. Precies daar ontstaan fouten als niemand weet wie aan zet is.
02 De uitdaging
Versies, bestanden en verantwoordelijkheden liepen uiteen
- 1Offertes in Word, calculaties in Excel.
- 2Tekeningen in CorelDRAW, op een lokale harde schijf.
- 3Het CRM stond apart in Salesforce.
- 4In een dossier was het onduidelijk wie op welk moment verantwoordelijk was.
- 5Papieren bundels en afgedrukte versies. Niet iedereen werkte op de laatste versie, en dat liep later in de productie fout.
Kern van de complexiteit
In 2016 werd Sign & Display overgenomen en losgekoppeld van het moederbedrijf. Vanaf dat moment moest er een eigen systeem komen. Open source en een actieve community gaven de doorslag voor Odoo.
03 De complexiteit
Geen migratie, maar een bewuste heropbouw
Sign & Display draaide al op Odoo 10, bij een andere partner. De stap naar Odoo 16 leek een migratie, maar werd het niet. De data was niet onder controle, en doorduwen zou dat probleem meenemen naar de jaren erna. Er is gekozen om alles opnieuw op te bouwen.
Dat maakte het project moeilijker, niet makkelijker. Het team kende Odoo, maar in een versie die zes releases oud was. Elke flow moest opnieuw beslist worden in plaats van overgenomen.
Er is ook bewust iets niet gedaan. Sign & Display zet veel kleine items in elkaar, print, verzaagt en versnijdt. De productiemodule is bekeken en buiten scope gehouden: registreren zou meer tijd kosten dan het zou opleveren.
04 De aanpak van OBS
Rust in de overgang, duidelijkheid in de keuzes
01
Eerst parallel, dan pas over
Er is lang in de schaduw gewerkt. De nieuwe omgeving liep naast de oude tot ze klopte, zodat de go-live geen sprong in het onbekende was.
02
Eén projectmanager van begin tot einde
Simon volgde de heropbouw en de overgang. Sign & Display moest niet telkens opnieuw uitleggen hoe het bedrijf werkt.
03
Eerlijk over wat niet moet
De productiemodule is besproken en bewust niet ingezet. Minder registratie, minder onderhoud.
04
Vaste prijs, vooraf vastgelegd
De kostprijs was voor de klant een positieve verrassing, geen discussiepunt achteraf.
"Ik heb voor OBS gekozen omdat het een jong en dynamisch voorstel was, en heel leergierig. Ik had nood aan een frisse wind en een frisse blik."
05 De oplossing
Zes Odoo-modules en een vaste documentlaag
CRM
Verkoopkansen met een eigen slaagkans in plaats van de automatische inschatting van Odoo. De inschatting is ook per offerte aanpasbaar, want de ene offerte maakt meer kans dan de andere.
Verkoop
Offertes komen uit het systeem zelf, niet meer uit Word.
Aankoop
Bestellingen en leveranciers in dezelfde omgeving als verkoop en voorraad.
Planning
De uitvoeringsplanning zat in een aparte tool en zit nu in Odoo.
Finance
Boekhouding in hetzelfde systeem, met een finance- en een salesdashboard voor omzet en KPI's per verkoper.
HR
Personeelsgegevens en verlof binnen dezelfde omgeving.
SharePoint-koppeling
Een vaste folderstructuur waarin elke afdeling haar dossiers terugvindt, in plaats van bestanden op een lokale schijf.
- Odoo
- ERP-implementatie
- Heropbouw
- Signalisatie
- Maakindustrie
- KMO
- Vaste prijs
06 Het resultaat
Elk dossier beweegt zichtbaar door de organisatie
- Het activiteitendashboard toont per dossier wie aan zet is en tegen wanneer. Wie afvinkt, zet het dossier door naar de volgende afdeling.
- Dossiers lopen gestroomlijnder door de organisatie. In een foutgevoelig productieproces betekent dat minder problemen op het einde van de rit.
- Documenten staan in één consistente structuur in SharePoint, niet meer op een lokale schijf.
- Nieuwe medewerkers zijn snel op weg, of ze nu sterk zijn in IT of niet.
- Klanthistoriek en communicatie zijn op één plek terug te vinden.
Sign & Display kon de winst niet in uren of euro's uitdrukken. Maarten Vrijsen noemt dat zelf glazenbolwerk: je weet niet wat er zou gebeurd zijn zonder. Wat hij wel ziet, is een modernere manier van werken die geïntegreerd is geraakt, en een systeem waar nieuwe medewerkers op kunnen bouwen.
"Wil je iets modern, iets wat elke keer beter wordt, waarbij je ondersteund raakt en waarbij mensen snel hun weg vinden? Dan is Odoo een mooie zaak."
07 Is dit herkenbaar?
Loopt jouw dossier ook langs meerdere afdelingen?
Deze case is herkenbaar voor bedrijven die projectmatig produceren en waar een dossier langs meerdere afdelingen loopt voor het buitengaat. Zeker als je al jaren op een oude ERP-versie draait en twijfelt tussen migreren en opnieuw opbouwen.