01 Over de klant
Elektromechanische service vanuit de Antwerpse haven
Electro Partners NV is een elektromechanisch reparatie- en servicebedrijf op de Noorderlaan in Antwerpen. Het bedrijf onderhoudt, herstelt en levert elektromotoren, generatoren en schakelaars voor de maritieme sector en de zware industrie.
Drie activiteiten komen samen onder een dak. Een atelier van 2.400 m2 met een tiental technici voor de overhaul van elektrische machines. Een field service-team dat tussenkomt bij schepen en industriele installaties in Belgie en Nederland. En de verkoop van nieuwe elektrische componenten.
Met minder dan 30 medewerkers is Electro Partners een compacte organisatie met een opvallend brede technische scope. Sinds 2022 is het bedrijf klant bij OBS Solutions.
02 De uitdaging
Administratie remde de groei af
- 1De software dateerde uit de jaren negentig en draaide op een Windows 98-server.
- 2Iets zo eenvoudigs als een bijlage toevoegen aan een e-mail was niet mogelijk.
- 3Werkbonnen, urenstaten en projectopvolging gebeurden grotendeels op papier, verspreid over het atelier, de field service-ploeg en de verkoopafdeling.
- 4Er was geen centraal overzicht van wie waar aan het werk was, wat een interventie werkelijk kostte of wat er nog op voorraad lag.
- 5Om die achterstand op te vangen, moest het bedrijf een tijdelijke administratieve kracht inschakelen.
Kern van de complexiteit
Dat laatste was een duidelijk signaal. Het verouderde systeem begon de groei af te remmen in plaats van te ondersteunen. Een extra interim-kracht loste een symptoom op, geen oorzaak.
03 De complexiteit
Vier uitdagingen in een technische flow
Electro Partners is geen bedrijf met een rechtlijnige flow. Vier zaken maakten dit project uitdagend.
Drie activiteiten, een systeem. Atelierherstellingen, field service op locatie, vaak aan boord van schepen, en de verkoop van nieuwe onderdelen moesten samenkomen zonder dat technische data, planning en voorraad elk hun eigen eiland bleven.
Herstelling, voorraad en facturatie lopen door elkaar. Een herstelling kan tegelijk onderdelen uit voorraad vragen, een technicus ter plaatse vereisen en gefactureerd moeten worden op basis van effectief gepresteerde uren.
Uren aan drie tarieven. Technici presteren aan 100, 150 en 200 procent, voor avond-, weekend- en interventiewerk. Die overuren moeten correct op het juiste project en in de loonadministratie terechtkomen, voor vier mensen op locatie en negen in het atelier.
Werken over de grens. Technici die in Belgie en Nederland tussenkomen, moesten hun planning en werkbonnen ook onderweg kunnen raadplegen en bijwerken.
04 De aanpak van OBS
Standaard waar het kon, persoonlijk begeleid
01
Eerst de werkelijke werking in kaart
De bestaande werking was vaak informeel en op ervaring gebaseerd. Die werd eerst uitgeschreven, voor er ook maar een module geconfigureerd werd.
02
Standaard Odoo, geen drie keer maatwerk
OBS koos er bewust voor om zoveel mogelijk met standaard Odoo te werken, in plaats van voor elk van de drie activiteiten apart maatwerk te bouwen. Waar standaard niet volstond, zoals bij de overurenregistratie en de nacalculatie per project, werd gericht aangevuld.
03
Een vaste verantwoordelijke, wekelijks contact
OBS-consultant Max begeleidde het traject met persoonlijke opvolging en wekelijkse contactmomenten, onder een vaste projectverantwoordelijke.
04
Kort op de bal
Die aanpak, kort op de bal en persoonlijk contact, gaf voor Managing Director Kim De Meyer mee de doorslag om met OBS Solutions in zee te gaan.
Dat het geen eenmalig implementatietraject was, bleek in 2025. OBS bereidde de migratie van Odoo 15 naar Odoo 18 voor op een aparte testomgeving, waar de klant elke flow kon valideren voor de effectieve overstap. Elk stuk maatwerk werd daarbij kritisch herbekeken: wat standaard Odoo 18 intussen zelf aankan, werd geschrapt in plaats van mee geport. Na de go-live volgde een hypercare-periode en aansluitend een reeks optimalisatieworkshops op de nieuwe versie.
"Door Odoo hebben we een administratieve interim-functie volledig kunnen schrappen."
05 De oplossing
Van herstellingsaanvraag tot factuur in Odoo
Vandaag draait Electro Partners op een geintegreerd Odoo 18-landschap.
Digitale werkbonnen
Elke herstelling en interventie krijgt een digitale werkbon met een eigen werksjabloon per projecttype. Technici registreren er foto's, metingen en vaststellingen op, in het atelier en aan boord, en de klant tekent digitaal af. De werkbon gaat als PDF mee in het dossier en vormt de basis voor de facturatie.
Planning en urenstaten
Werkschema's voor technici op locatie en in het atelier, met registratie van effectief gepresteerde uren. Reguliere uren en overuren aan 150 en 200 procent worden apart geregistreerd en per medewerker gerapporteerd, klaar voor de loonverwerking.
Projecten met nacalculatie
Per herstelproject komen gepresteerde uren, verbruikt materiaal uit voorraad, aankopen en de kosten van field service-interventies samen. De werkelijke marge per project en per verkooporder is daardoor permanent zichtbaar, niet pas maanden later in de boekhouding.
Voorraad en aankoop
Onderdelen en herstelmateriaal opvolgen van bestelling tot verbruik in een interventie. Motoren worden opgevolgd met serienummers. Leverbonnen vermelden per machine gewicht, afmetingen en serienummer.
Facturatie en boekhouding
Correcte doorrekening van uren en materiaal per klant en per project, elektronische facturatie via PEPPOL, en automatische verwerking van leveranciersfacturen, voor twee vennootschappen in een omgeving.
Verkoop, CRM en website
Offertes, verkoopopvolging en klantenbeheer in een centraal systeem. Ook de bedrijfswebsite draait op Odoo.
Alle informatie, van een binnenkomende herstellingsaanvraag tot de uiteindelijke factuur, zit in hetzelfde systeem. Data wordt een keer ingegeven en is meteen zichtbaar voor iedereen: van technicus tot verkoper tot boekhouding. Verandert een project van fase, dan wordt het atelier automatisch verwittigd.
- Odoo
- ERP-implementatie
- Maritiem
- Industriele maintenance
- Field service
- KMO
- Vaste prijs
06 Het resultaat
Groei zonder extra administratie
- Groei zonder extra personeel. De verkoop nam merkbaar toe, zonder bijkomende administratieve medewerkers.
- Papieren werkbonnen verdwenen. Foto's, metingen en klanthandtekening zitten op een digitale werkbon die rechtstreeks naar facturatie doorstroomt.
- Nauwkeurigere nacalculatie. Ook de kosten van interventies en field service tellen mee in de projectmarge, wat een correctere doorrekening aan de klant mogelijk maakt.
- Overuren zonder discussie. Uren aan 100, 150 en 200 procent worden geregistreerd op het project en per medewerker gerapporteerd voor de loonverwerking.
- Lagere voorraadkosten. Beter voorraadbeheer leidde tot een merkbare kostenvermindering op onderdelen en stock.
- Snellere onboarding. Nieuwe medewerkers zijn sneller operationeel doordat alle informatie centraal staat.
"Als een tevreden klant zou ik Odoo-ERP en OBS Solutions als implementatiepartner aanbevelen aan elke ondernemer die op zoek is naar succes en gemoedsrust."
07 Is dit herkenbaar?
Combineer je atelier, field service en verkoop?
Deze case is herkenbaar voor elk technisch dienstenbedrijf dat meerdere activiteiten combineert: een atelier, een team op verplaatsing en verkoop of onderdelenlevering. Zeker als je nog op verouderde of losstaande systemen draait en je daardoor moeite hebt om het overzicht te bewaren.
De uitkomst toont twee dingen. Met goed geconfigureerde standaard Odoo kan je een volledige functie schrappen, zonder in te boeten op controle over planning, voorraad of facturatie. En wat je vandaag instapt, staat er nadien niet alleen voor: dezelfde partner die in 2022 de implementatie deed, zette Electro Partners in 2025 probleemloos over naar Odoo 18, en bouwt vandaag verder aan fase 2, met onder meer assetbeheer voor het opvolgen van motoren over meerdere onderhoudsbeurten heen.