SUB-CLUSTER ARTIKEL · MAINTENANCE
SLA-management in Odoo Subscription — contracten, verbruik en marge in één dashboard.
SLA-marge weglekt langzaam. Een paar interventies extra per klant, jarenlang ondergefactureerd. Odoo Subscription gekoppeld aan Field Service stopt dat weglekken op de dag dat het systeem live gaat.
Wat is SLA-management eigenlijk?
Een Service Level Agreement is een contract waarin een service-bedrijf zich engageert tot een bepaald niveau van dienstverlening voor een vaste recurrente vergoeding. Klassieke parameters: aantal preventieve interventies per jaar, responstijd bij storing, openingsuren van de servicedesk, escalation-pad. SLA-management is het operationeel proces dat ervoor zorgt dat de afgesproken service geleverd wordt — en dat overschrijdingen correct gefactureerd worden.
In de praktijk gaat het bijna altijd om dat tweede deel. Service wordt geleverd. Factuur klopt niet. SLA-management is dus eigenlijk marge-management.
Hoe Odoo Subscription contracten bouwt
Subscription rust op vier configuratie-objecten.
| Object | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Subscription Plan | Het sjabloon: facturatiefrequentie, looptijd, opzegtermijn |
| Subscription Template | Specifieke inhoud: producten, dienst-uren, parts-quotum |
| Subscription | Het actieve contract bij één klant met start-datum en parameters |
| Subscription Stage | Status: draft, in progress, churned, upsell |
Belangrijk: een Subscription is een SaaS-concept, maar in Belgische service-context past het perfect op klassieke onderhoudscontracten. Maandelijkse, kwartaal- of jaarlijkse facturatie loopt automatisch.
Koppeling tussen Subscription en Field Service
Dit is waar SLA-management ophoudt theorie te zijn. Een Subscription contract definieert dat de klant 6 preventieve interventies per jaar krijgt en 4 uur correctieve interventie inbegrepen. Field Service Tasks die uitgevoerd worden, worden gekoppeld aan de Subscription via klantfiche.
Bij toewijzing van een nieuwe Task: het systeem kent het contract, weet wat al verbruikt is, weet wat nog inbegrepen zit. Op het Task-detail toont de mobile app aan de monteur: deze interventie valt binnen het contract — of valt erbuiten.
Bij Task-afsluit: indien binnen contract, geen aparte factuur. Indien buiten contract, factureerbare lijnen automatisch aangemaakt. Bij contract-verlenging: ongebruikte uren rollen niet door — typische contractbepaling, maar wel zichtbaar in dashboard.
Recurrente facturatie en boekhouding
Subscription factureert automatisch per cyclus. Maandelijks contract: factuur op de eerste van de maand. Kwartaal: eerste van het kwartaal. Jaar: jaarbegin of contract-anniversary. De boekhouding hoeft niets te doen — de factuur komt klaar voor verzending.
Voor klanten die met SEPA werken: Subscription kan automatisch incassopdracht aanmaken. Voor klanten met klassieke betalingstermijn: factuur verstuurd via Peppol of e-mail, gekoppeld aan herinneringsflow.
Belangrijk: in Belgische boekhoudkundige termen valt subscription-omzet onder "overlopende rekeningen" wanneer factuurperiode niet samenvalt met service-periode. Odoo handelt dit automatisch in de juiste rekeningen.
SLA-dashboard inrichten
Het dashboard is waar service-managers terugkomen. Vier KPI's die OBS standaard configureert.
- Marge per actief contract: omzet uit Subscription minus gerealiseerde service-kosten (uren plus parts). Realtime.
- Verbruik versus inbegrepen: per contract toont dashboard hoeveel uren en interventies al verbruikt zijn tegenover wat in het contract zit. Drempels (75 procent, 100 procent) triggeren waarschuwingen.
- Churn-risico signalen: contracten waar service-activiteit dropt, klant-feedback negatief is, of facturen openstaan. Vroege detectie van opzegging.
- Upsell-kansen: contracten waar verbruik structureel hoger ligt dan inbegrepen. Voorstel tot contract-upgrade in plaats van retroactieve facturatie.
Wat verlies je zonder SLA-systeem?
Drie concrete vormen van weglekkende marge die OBS bij elke nieuwe maintenance-prospect tegenkomt.
| Wat lekt | Zonder SLA-systeem | Met Odoo Subscription + Field Service |
|---|---|---|
| Extra interventies | Niet gefactureerd, niemand telt mee | Automatisch factureerbaar bij Task-afsluit |
| Parts buiten contract | Vergeten door te rekenen | Per Task gekoppeld aan contract-status |
| Responstijd-bonussen | Klant betaalt niet voor wat hij krijgt | Premium-contracten met aparte tariefstructuur |
| Contract-vernieuwing | Gemiste deadlines, lapse contracten | Automatische renewal-flow met 60 dagen vooruitblik |
Veelgemaakte fouten in implementatie
Vier patronen die OBS terugziet bij teams die SLA-management zonder ervaring opzetten.
- Subscription en Field Service gescheiden gebruiken. Dan zit data wel in Odoo maar de koppeling ontbreekt — marge blijft onzichtbaar.
- Contract-templates te gedetailleerd. Vijftig parameters per template wordt onbeheerbaar. Houd het simpel: 3 tot 5 standaard-templates met expliciete uitzonderingen.
- Geen automatische factuur-trigger bij overschrijding. Service-coördinator moet manueel ingrijpen — wat dus niet gebeurt.
- Geen dashboard-cadans. Manager kijkt nooit naar het dashboard. KPI's worden niet acted upon. OBS coacht maandelijks dashboard-review in de eerste zes maanden.
Veelgestelde vragen
Vragen over SLA-management in Odoo
Ja. Via Subscription-template per type contract en migratie-script voor de actieve contracten. Bij OBS zit dat in de vaste prijs. Migratie van 50 tot 200 contracten duurt typisch één tot twee weken inclusief data-validatie.
Per template kun je een prijsherziening-regel instellen (vast bedrag, percentage, gekoppeld aan index). Bij contract-renewal wordt de nieuwe prijs toegepast en gecommuniceerd via automatische klant-notificatie.
Ja. Subscription genereert automatisch SEPA-mandaten bij contract-start en maandelijkse incasso-batches. Bij failed payment volgt herinneringsflow met escalation naar account-manager.
Eén Subscription kan meerdere Equipments dekken. Field Service Tasks per Equipment worden allemaal gekoppeld aan dezelfde Subscription. Rapportering per asset binnen één contract is mogelijk via dashboard-filters.
Subscription is een aparte module met eigen licentie-kost, maar implementatie-inspanning zit in de vaste prijs bij OBS. Een Subscription-fase neemt typisch 3 tot 5 weken bovenop een basis maintenance-implementatie.
Klaar om te starten
Wil je marge per contract realtime zien?
OBS implementeert SLA-management aan vaste prijs. Doe eerst de gratis ERP-scan.