SUB-CLUSTER ARTIKEL · MAINTENANCE
SLA-management in Odoo Subscription — contracten, verbruik en marge in één dashboard.
SLA-marge weglekt langzaam. Een paar interventies extra per klant, jarenlang ondergefactureerd. Odoo Subscription gekoppeld aan Field Service stopt dat weglekken op de dag dat het systeem live gaat.
Auteur: OBS SolutionsSector: Maintenance
Wat is SLA-management eigenlijk?
Een Service Level Agreement is een contract waarin een service-bedrijf zich engageert tot een bepaald niveau van dienstverlening voor een vaste recurrente vergoeding. Klassieke parameters: aantal preventieve interventies per jaar, responstijd bij storing, openingsuren van de servicedesk, escalation-pad. SLA-management is het operationeel proces dat ervoor zorgt dat de afgesproken service geleverd wordt — en dat overschrijdingen correct gefactureerd worden.
In de praktijk gaat het bijna altijd om dat tweede deel. Service wordt geleverd. Factuur klopt niet. SLA-management is dus eigenlijk marge-management.
Hoe Odoo Subscription contracten bouwt
Subscription rust op vier configuratie-objecten.
| Object | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Subscription Plan | Het sjabloon: facturatiefrequentie, looptijd, opzegtermijn |
| Subscription Template | Specifieke inhoud: producten, dienst-uren, parts-quotum |
| Subscription | Het actieve contract bij één klant met start-datum en parameters |
| Subscription Stage | Status: draft, in progress, churned, upsell |
Belangrijk: een Subscription is een SaaS-concept, maar in Belgische service-context past het perfect op klassieke onderhoudscontracten. Maandelijkse, kwartaal- of jaarlijkse facturatie loopt automatisch.
Koppeling tussen Subscription en Field Service
Dit is waar SLA-management ophoudt theorie te zijn. Een Subscription contract definieert dat de klant 6 preventieve interventies per jaar krijgt en 4 uur correctieve interventie inbegrepen. Field Service Tasks die uitgevoerd worden, worden gekoppeld aan de Subscription via klantfiche.
Bij toewijzing van een nieuwe Task: het systeem kent het contract, weet wat al verbruikt is, weet wat nog inbegrepen zit. Op het Task-detail toont de mobile app aan de monteur: deze interventie valt binnen het contract — of valt erbuiten.
Bij Task-afsluit: indien binnen contract, geen aparte factuur. Indien buiten contract, factureerbare lijnen automatisch aangemaakt. Bij contract-verlenging: ongebruikte uren rollen niet door — typische contractbepaling, maar wel zichtbaar in dashboard.
Recurrente facturatie en boekhouding
Subscription factureert automatisch per cyclus. Maandelijks contract: factuur op de eerste van de maand. Kwartaal: eerste van het kwartaal. Jaar: jaarbegin of contract-anniversary. De boekhouding hoeft niets te doen — de factuur komt klaar voor verzending.
Voor klanten die met SEPA werken: Subscription kan automatisch incassopdracht aanmaken. Voor klanten met klassieke betalingstermijn: factuur verstuurd via Peppol of e-mail, gekoppeld aan herinneringsflow.
Belangrijk: in Belgische boekhoudkundige termen valt subscription-omzet onder "overlopende rekeningen" wanneer factuurperiode niet samenvalt met service-periode. Odoo handelt dit automatisch in de juiste rekeningen.
SLA-dashboard inrichten
Het dashboard is waar service-managers terugkomen. Vier KPI's die OBS standaard configureert.
- Marge per actief contract: omzet uit Subscription minus gerealiseerde service-kosten (uren plus parts). Realtime.
- Verbruik versus inbegrepen: per contract toont dashboard hoeveel uren en interventies al verbruikt zijn tegenover wat in het contract zit. Drempels (75 procent, 100 procent) triggeren waarschuwingen.
- Churn-risico signalen: contracten waar service-activiteit dropt, klant-feedback negatief is, of facturen openstaan. Vroege detectie van opzegging.
- Upsell-kansen: contracten waar verbruik structureel hoger ligt dan inbegrepen. Voorstel tot contract-upgrade in plaats van retroactieve facturatie.
Wat verlies je zonder SLA-systeem?
Drie concrete vormen van weglekkende marge die OBS bij elke nieuwe maintenance-prospect tegenkomt.
| Wat lekt | Zonder SLA-systeem | Met Odoo Subscription + Field Service |
|---|---|---|
| Extra interventies | Niet gefactureerd, niemand telt mee | Automatisch factureerbaar bij Task-afsluit |
| Parts buiten contract | Vergeten door te rekenen | Per Task gekoppeld aan contract-status |
| Responstijd-bonussen | Klant betaalt niet voor wat hij krijgt | Premium-contracten met aparte tariefstructuur |
| Contract-vernieuwing | Gemiste deadlines, lapse contracten | Automatische renewal-flow met 60 dagen vooruitblik |
Veelgemaakte fouten in implementatie
Vier patronen die OBS terugziet bij teams die SLA-management zonder ervaring opzetten.
- Subscription en Field Service gescheiden gebruiken. Dan zit data wel in Odoo maar de koppeling ontbreekt — marge blijft onzichtbaar.
- Contract-templates te gedetailleerd. Vijftig parameters per template wordt onbeheerbaar. Houd het simpel: 3 tot 5 standaard-templates met expliciete uitzonderingen.
- Geen automatische factuur-trigger bij overschrijding. Service-coördinator moet manueel ingrijpen — wat dus niet gebeurt.
- Geen dashboard-cadans. Manager kijkt nooit naar het dashboard. KPI's worden niet acted upon. OBS coacht maandelijks dashboard-review in de eerste zes maanden.
Veelgestelde vragen
Vragen over SLA-management in Odoo
Ja. Via Subscription-template per type contract en migratie-script voor de actieve contracten. Bij OBS zit dat in de vaste prijs. Migratie van 50 tot 200 contracten duurt typisch één tot twee weken inclusief data-validatie.
Per template kun je een prijsherziening-regel instellen (vast bedrag, percentage, gekoppeld aan index). Bij contract-renewal wordt de nieuwe prijs toegepast en gecommuniceerd via automatische klant-notificatie.
Ja. Subscription genereert automatisch SEPA-mandaten bij contract-start en maandelijkse incasso-batches. Bij failed payment volgt herinneringsflow met escalation naar account-manager.
Eén Subscription kan meerdere Equipments dekken. Field Service Tasks per Equipment worden allemaal gekoppeld aan dezelfde Subscription. Rapportering per asset binnen één contract is mogelijk via dashboard-filters.
Subscription is een aparte module met eigen licentie-kost, maar implementatie-inspanning zit in de vaste prijs bij OBS. Een Subscription-fase neemt typisch 3 tot 5 weken bovenop een basis maintenance-implementatie.
Klaar om te starten
Wil je marge per contract realtime zien?
OBS implementeert SLA-management aan vaste prijs. Doe eerst de gratis ERP-scan.